ShaniaDi banyak perusahaan Indonesia, pengeluaran cloud makin sulit diprediksi dan sering memicu perdebatan antar divisi. Satu tim melihat ini sebagai masalah anggaran. Tim lainnya menganggapnya sebagai biaya untuk menjaga agar semua sistem tetap berjalan.
Tim keuangan butuh kepastian biaya. Tim IT butuh fleksibilitas. Tapi keduanya sering merasa tagihan cloud tidak bisa diprediksi.
Pernah mengalaminya? Tenang, Anda tidak sendiri. Banyak perusahaan menghadapi tantangan yang sama. Dan semakin lama hal ini dibiarkan, semakin besar pula risiko keterlambatan dalam pengambilan keputusan, miskomunikasi, dan pemborosan anggaran.
Di Wowrack, kami sering melihat dinamika ini terjadi. Kabar baiknya, situasi ini bisa diperbaiki. Ketika visibilitas, pemahaman bersama, dan kolaborasi antar tim terbangun, hasilnya bisa membawa perubahan besar.
1. Tujuan Yang Berbeda dalam Tagihan Yang Sama
Kalau Anda dari tim keuangan, kenaikan biaya cloud mungkin langsung memunculkan pertanyaan, “Apakah pengeluaran ini masih masuk akal?”
Bagi tim IT, angka itu bisa berarti sistem tetap stabil dan pengguna puas dengan performa yang ada.
Kedua perspektif ini sama-sama valid. Hanya saja, mereka melihat data dari sudut pandang yang sangat berbeda. IT fokus pada uptime, skalabilitas, dan stabilitas sistem. Sementara keuangan fokus pada efisiensi anggaran dan ROI.
Itulah kenapa penting untuk menyepakati metrik keberhasilan bersama dari awal. Misalnya, menjaga uptime dalam batas anggaran tertentu, atau menghitung biaya per pengguna. Saat kedua tim sependapat mengenai definisi "sukses", diskusi jadi lebih terarah dan membangun.
2. Kenapa Tagihan Cloud Sulit Dipahami Semua Orang
Pernah mencoba membaca invoice cloud secara detail? Mungkin Anda paham betapa rumitnya.
Alih-alih merinci biaya berdasarkan proyek atau dampaknya ke bisnis, invoice biasanya penuh dengan istilah teknis, model biaya berbasis penggunaan, dan istilah seperti egress fee yang mungkin terdengar asing.
Hasilnya? Tim keuangan kesulitan memahami apa yang sebenarnya memicu biaya, sedangkan IT melihat data yang masuk akal secara teknis, tapi kurang jelas dalam konteks bisnis.
Ketika tidak ada gambaran yang sama soal angka-angka ini, miskomunikasi menjadi lebih rawan terjadi, apalagi saat review anggaran.
Solusinya? Kedua tim perlu menggunakan sistem dan proses yang bisa menjembatani keduanya, seperti sistem penandaan yang jelas, dashboard bersama, dan laporan yang menghubungkan penggunaan teknis dengan dampak keuangan.
3. Overprovisioning Bukan Kesalahan, Tapi Bisa Menjadi Beban Biaya
Faktanya, overprovisioning seringkali terjadi bukan karena perencanaan yang buruk, tapi karena berjaga-jaga.
Tim IT ingin mencegah downtime dan menjaga performa. Maka, mereka sengaja mengalokasikan sumber daya cloud lebih banyak dari yang dibutuhkan. Dari sisi keuangan, sumber daya ekstra ini bisa terlihat sebagai pemborosan. Dan kalau tidak jelas siapa yang bertanggung jawab atas resource tersebut, sulit untuk menilai apakah masih perlu dipertahankan.
Laporan dari Futurum Research menunjukkan bahwa 97% perusahaan melakukan overprovisioning storage lebih dari 10%, dan 85% melakukan hal serupa untuk compute, dengan kisaran antara 10% hingga 50%.
Biasanya ini bukan karena kelalaian, tapi karena kurangnya visibilitas terhadap pemakaian resource yang sebenarnya.
Dengan sistem penandaan yang konsisten, evaluasi rutin, dan kepemilikan resource yang jelas, perusahaan bisa tetap siap menghadapi kebutuhan tanpa mengorbankan efisiensi biaya.
4. Menerapkan FinOps Tanpa Menghambat Proses Kerja
FinOps, atau Financial Operations, adalah pendekatan lintas fungsi yang membantu tim IT dan keuangan bekerja sama dalam mengelola biaya cloud secara lebih transparan dan efisien. Tetapi, bukan berarti FinOps memberi kendali penuh ke tim keuangan. Justru sebaliknya, pendekatan ini mendorong kolaborasi agar setiap tim bisa mengambil keputusan yang lebih tepat berdasarkan data.
Kalau dijalankan dengan benar, FinOps justru bisa membangun kepercayaan antar tim. Tim IT jadi lebih percaya diri dalam mengambil keputusan, dan tim keuangan bisa merencanakan anggaran dengan lebih akurat.
Seperti apa praktik FinOps yang sehat?
- Sumber daya ditandai per divisi atau fungsi, jadi kepemilikan biaya lebih jelas
- Ada notifikasi otomatis saat pengeluaran mendekati batas anggaran
- Dashboard digunakan bersama, menampilkan data teknis dan dampak bisnis
Di Wowrack, kami dapat membantu perusahaan Anda dalam menerapkan prinsip FinOps dengan cara yang praktis dan tidak rumit. Pendekatan ini membuka ruang diskusi lintas tim, membantu pengambilan keputusan yang lebih bijak, dan membuat pengeluaran cloud lebih mudah dikendalikan.
5. Bangun Kebiasaan Bersama untuk Optimasi Cloud
Tidak harus mulai dari sesuatu yang besar. Perubahan kecil pun bisa berdampak besar jika dilakukan secara konsisten.
Mulailah dengan menjadwalkan sesi review rutin antara tim IT, keuangan, dan tim terkait lainnya. Evaluasi ini bisa dilakukan setiap bulan atau kuartal, yang penting adalah meninjau penggunaan dan biaya cloud secara bersama-sama.
Langkah awal yang bisa dicoba:
- Tentukan tujuan bersama seperti biaya per transaksi, atau menjaga uptime dalam batas anggaran
- Review proyeksi pengeluaran secara rutin, tidak hanya saat periode budgeting
- Buat kepemilikan sumber daya menjadi transparan, jadi semua tahu siapa yang menggunakan apa
Dengan begitu, diskusi seputar cloud tidak lagi reaktif, tapi jadi lebih strategis dan kolaboratif.
Jika ingin lebih lengkap, Anda bisa membaca artikel kami sebelumnya yaitu : 5 Strategi Optimasi Cloud Tim Berperforma Tinggi
Dari Konflik Jadi Kolaborasi
Cloud tidak seharusnya menjadi pemicu konflik antar departemen. Dengan alat yang tepat, komunikasi yang terbuka, dan struktur kerja yang mendukung, Tim Keuangan dan IT bisa bergerak selaras menuju tujuan yang sama.
Di Wowrack, kami percaya bahwa pengambilan keputusan cloud yang efektif bukan soal siapa yang mengontrol, tapi siapa yang berkolaborasi. Jika Anda ingin menyatukan tim dan mengoptimalkan penggunaan cloud dengan lebih percaya diri, kami siap membantu.
Ingin Menyatukan Tim IT dan Keuangan dalam Strategi Cloud Anda?
Jadwalkan sesi konsultasi 1:1 dengan tim ahli kami untuk mencegah pemborosan, membangun transparansi, dan meningkatkan efisiensi secara kolaboratif.
