Server Mail : Mengenal Fungsi dan Cara Kerja Mail Server
Blog Wowrack

Server Mail : Mengenal Fungsi dan Cara Kerja Mail Server

Ayoni Sulthon     13 December 2024     Infrastruktur Cloud / Keamanan / Layanan Terkelola     0 Comments
Di era digital ini, semua hal hampir dapat diselesaikan dengan cara online. termasuk berkirim surat. Kebutuhan terhadap berkirim surat ini bisa dibilang sebagai sebuah kebutuhan, apalagi jika berhubungan dengan komunikasi antar perusahaan. Salah satu contoh nyata adalah mengirim mail dengan server mail, tanyakan ke diri Anda sendiri, berapa sering Anda mengirim email dapat Anda berkomunikasi secara formal jika tidak menggunakan email? Jawabannya tentu dapat bervariasi tergantung dengan seberapa dekat Anda dengan individu di perusahaan lainya.
Namun mengapa orang-orang sangat membutuhkan server mail? Keperluan apa sajakah yang dapat diselesaikan melalui email? Tentu jawabannya sangat banyak dan bervariasi.
server mail adalah
Email dapat bekerja karena adanya mail server atau server email. Pada dasarnya setiap penggunaan yang ingin mengirimkan email harus melalui sebuah server sendiri, lalu pembaruan email akan ditampung pada server ini.
Email dapat meringankan pekerjaan manusia, karena dapat menyelesaikan pekerjaan berkirim surat secara cepat dan efisien waktu.

Apa itu e-Mail?

Salah satu yang tidak boleh dilupakan didalam semua bidang pekerjaan adalah penggunaan email. Email atau elektronik mail merupakan sebuah kebutuhan yang tidak terpisahkan dari manusia dalam sektor pekerjaan, bisnis, individu, maupun perusahaan-perusahaan besar.
Khususnya bagi perusahaan besar, email menjadi kebutuhan yang sangat krusial dan utama dari sebuah komunikasi bisnis. Untuk berkomunikasi secara profesional antar para pelaku bisnis, tentu menggunakan email. Karena komunikasi dengan aplikasi chatting akan dirasa kurang pas jika diterapkan untuk perjanjian kerja, mengirimkan surat penawaran, surat lamaran, appointment untuk meeting, dan lain sebagainya. Begitulah email menjadi kebutuhan yang cukup penting bagi industri bisnis dan pekerjaan.                                      

Pengertian Server Mail

Server mail adalah sebuah server atau layanan internet berbasis cloud computing yang digunakan untuk mengirim dan menerima email dalam satu jaringan server mail yang sama. Server mail dapat mengumpulkan, mengolah, dan mengirim data-data serta informasi dalam bentuk email / surat elektronik dengan menggunakan domain email khusus atau domain email tersendiri. Mail server menggunakan dasar layanan client-server, dimana client dapat mengakses server email melalui aplikasi.
Ada tiga protocol dalam mengirimkan email melalui server email, yaitu protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), POP3 (Post Office Protocol V3), dan IMAP SMTP. SMTP lebih banyak digunakan untuk menampung data serta mengirimkan email ke alamat email lain yang ingin dituju. Protocol POP3 dan protocol IMAP lebih banyak digunakan untuk memudahkan user dalam membaca dan mengakses email secara remote.

Komponen Server Mail

Hal ini penting dimiliki oleh sebuah server mail agar dapat berfungsi maksimal dalam proses menerima dan mengirim email dengan lancar. Pada dasarnya server mail memiliki dua aplikasi yaitu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dan POP (Post Office Protocol). Namun selain itu, email server memiliki beberapa hal yang penting sebagai komponen dasar pendukung serta pengoperasiannya. Beberapa komponen yang biasanya dimiliki oleh server mail ada tiga, yaitu sebagai berikut :

  • MUA (Mail User Agent)

Mail User Agent memiliki beberapa program utama terkait dengan proses membaca dan membuat email. Jadi MUA bertugas sebagai program untuk membaca email, menerima, serta perintah-perintah untuk membuat dan mengirimkan pesan.

MUA disebut juga sebagai email reader atau pembaca email, karena fungsi utamanya adalah perintah-perintah dalam email seperti menerima email, serta mengirim balasan email.

Ada beberapa MUA yang juga dilengkapi dengan Multipurpose Internet Mail Extension (MIME), yaitu program yang digunakan untuk mengirimkan email yang berisi file atau attachment-attachment tertentu.

  • MTA (Mail Transport Agent)

Mail Transport Agent adalah salah satu komponen server mail yang bertugas untuk mengurus bagian program pengiriman email. MTA akan melakukan fungsi-fungsi yang harus dilakukannya antara lain adalah menerima dan memproses pesan-pesan email yang masuk melalui berbagai macam jaringan, menentukan alamat tujuan sebagai bahan pertimbangan bagaimana cara mengirimkan sebuah pesan email tersebut, serta menggunakan daftar distribusi untuk mengirimkan salinan pesan.

  • MDA (Mail Delivery Agent)

MDA atau Mail Delivery Agent merupakan bagian program dari server mail yang bertugas sebagai agen pengiriman pesan email. MDA memiliki dua komponen utama, yaitu sebuah database yang berisi saluran atau jaringan untuk mengirimkan pesan, serta yang kedua adalah delivery agent yang bertugas untuk mengirimkan pesan email sesuai dengan jaringan yang dipilih.
pengertian email server

Cara Kerja Server Mail

Server mail memiliki dua server yang berbeda fungsinya, yaitu server yang berfungsi sebagai outgoing server (sending email) serta yang kedua adalah incoming server (receiving email). Outgoing server dihandle oleh server SMTP pada port 25. Sedangkan incoming server dihandle oleh POP3 pada port 110 atau IMAP pada port 143. Port adalah semacam konektor yang berfungsi untuk konektor atau pintu buka tutup akses, koneksi, serta distribusi dan transmisi data dari komputer satu ke komputer maupun jaringan lainnya.
Bagaimana cara pengiriman dan penerimaan email? Tentu cara kerja email ini bervariasi tergantung dari program dan aplikasinya. Proses mengiriman email melalui TCP/IP dapat dianalogikan sebagai berikut :
Sender -> user agent -> waiting list email -> MTA -> user mailbox -> user agent -> receiver
Cara kerja server email secara sederhana dapat dijelaskan sebagai berikut, pada awalnya email-email yang telah dikirimkan oleh sender, maka akan dikumpulkan dan disimpan menjadi satu file dalam database server. Pengelompokkan ini berdasarkan atas tujuan email. Dalam sebuah email yang dikirimkan tentu telah terdapat informasi tentang tujuan penerima email dan asal email sender tersebut, serta informasi tanggal dan waktu pengiriman email.
contoh server mail
Ketika receiver email membaca email dari pengirim email, itu artinya penerima email tersebut telah mengakses server mail dan membaca pesan / file yang tersimpan dalam database server yang ditampilkan melalui aplikasi dan browser oleh user tersebut.

Manfaat Server Mail 

Menggunakan server email pribadi bukan dari penyedia platform-platform gratis seperti Google, dan Yahoo, tentunya memiliki keuntungan tersendiri. Apa saja kelebihan dan manfaat dari menggunakan server sendiri?

  • Menghemat bandwith

Tentunya menggunakan server email sendiri yang digunakan khusus untuk jaringan private, misalnya digunakan hanya untuk email karyawan perusahaan Anda, tentu akan lebih menghemat penggunaan bandwidth perusahaan. Artinya server mail tersebut hanya digunakan oleh internal karyawan perusahaan Anda.
Semakin sedikit pengguna server email, tentunya bandwidth yang diperlukan juga akan semakin sedikit bukan? Selain itu, menggunakan email server pribadi juga menguntungkan pada saat terjadi kemungkinan server down atau crash karena banyaknya user yang mengakses email pada saat yang bersamaan, kemungkinannya juga akan semakin sedikit.

  • Lebih cepat

Memiliki private server mail  akan berdampak pada minimnya resiko email yang tidak terkirim karena berbagai faktor dan alasan baik pengaruh dari server itu sendiri maupun program dan aplikasinya. Selain itu memiliki server email pribadi lebih cepat dalam proses pengiriman serta penerimaan email karena traffic yang relatif lebih ‘sepi’ jika dibandingkan dengan server email gratis dan publik. Hal inilah yang dapat membuat Anda tidak akan menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengurus keperluan email.

  • Mudah mengatur account

Memiliki server mail sendiri tentu akan lebih mudah dalam pengaturan dan konfigurasi email. Akun-akun email yang dimiliki juga tentu lebih mudah dalam pengoperasian, pengaturan, serta maintenancenya.

  • Jika terjadi hal-hal diluar dugaan, bisa langsung ditangani sendiri

Ini kelebihan yang membuat private server mail lebih diminati oleh para pelaku bisnis dan pemilik perusahaan. Memiliki email server sendiri akan lebih mudah dalam penanganannya. Karena tentu Anda mengetahui bagaimana cara menghubungi team support dari third party penyedia server email tersebut. Hal ini lebih mudah jika dibandingkan Anda harus menghubungi team support Google atau Yahoo untuk keluhan, pengaduan, serta penanganan yang cepat.
Img : Stocksnap

  • Lebih private dan aman

Memiliki private server email sendiri tentu artinya memiliki jaringan sendiri yang digunakan oleh internal user yang yang menggunakan server mail tersebut untuk urusan pekerjaan. Private server mail yang digunakan oleh user pun akan lebih aman karena penggunaan dan pengelolaan hanya digunakan oleh jaringan internal.

Jenis-Jenis Server Mail

Server email memiliki berbagai jenis-jenis tertentu berdasarkan sistem pengoperasian dan programnya. Beberapa jenis server mail diantaranya adalah sebagai berikut :

  • Sendmail

Sendmail adalah sistem server mail yang paling standar dan banyak digunakan pada sistem operasi Linux/Unix.

  • Postfix

Postfix merupakan server mail yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan dari server Sendmail. Bedanya, Postfix dapat dijalankan pada sistem operasi Linux/Unix serta Mac OS X. Postfix ini diharapkan dapat menggantikan server dari Sendmail.

  • Qmail

Qmail adalah server mail yang disebut-sebut sebagai server teraman dalam sistem operasi server mail. Hal ini dikarenakan Qmail belum memiliki sedikitpun celah keamanan yang dapat mengganggu maupun merusak kinerja server mail tersebut. Qmail telah banyak digunakan oleh penyedia email besar seperti Hotmail dan Yahoo.
server email

Fungsi Web Server Mail

Fungsi utama server mail adalah sebagai program yang mengatur agar email dapat dikirim oleh pengirim email dan diterima oleh penerima email dengan aman, cepat, dan tanpa kendala. Server mail juga digunakan untuk mengatur penerimaan, pengolahan, pengaturan, serta penyalur proses respon atas email-email yang masuk kedalam kotak masuk pesan. Tujuan dari layanan dan program itu sendiri adalah membuat jaringan dan koneksi transportasi email menjadi lebih aman, cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.
Tidak hanya itu, fungsi utama dari program server mail adalah sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk menginstall email. Oleh sebab itu, aplikasi server mail sangat penting untuk digunakan dan dimanfaatkan yaitu untuk mengatur jalannya proses distribusi email serta program untuk merespon setiap email yang masuk maupun keluar.

Contoh Server Mail

Pada dasarnya server mail bekerja dalam mode client server. Maka dari itu, ada beberapa aplikasi dan program server mail yang dapat dibedakan berdasarkan komponennya menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :
  • Komponen Mail Transfer Agent (MTA), contohnya aplikasi Sendmail, Postfix, Exim, Qmail, MAilX, Pine, dan Netscape.
  • Komponen Mail Delivery Agent (MDA), contohnya server mail  yang berfungsi mendistribusikan email yang datang ke MTA sesuai mailbox masing-masing user.
  • Komponen Mail User Agent (MUA), contohnya Thunderbird, Outlook, Eudora Mail, Kmail, dan Evolution.

Layanan Email Security Wowrack

Wowrack menyediakan layanan server mail untuk melindungi email bisnis Anda dari berbagai ancaman siber. Layanan kami mencakup

  • Advanced email filtering untuk menangkal spam, malware, dan phishing.

  • Enkripsi server mail untuk menjaga kerahasiaan setiap mengirim email.

  • Threat Intelligence untuk mencegah ancaman yang terjadi di server email kapan saja.

  • Dukungan Tim Ahli 24/7 yang siap membantu kapan saja ketika ada kendala pada server email Anda.

Apa Itu Server Email Security Hygiene 

Email security hygiene adalah layanan keamanan yang dibuat khusus untuk server yang menangani email untuk melindungi data yang dikirim melalui server 100% aman, sehingga email yang dikirim selalu bersih dari malware apalagi ransomware, sedangkan  konsep "hygiene" adalah upaya penyaringan setiap email yang dikirim adalah email asli dan sudah aman yang masuk ke inbox pengguna, sementara email berbahaya akan langsung otomatis diblokir.

Manfaat server email security

    1. Terhindar Dari Email Berbahaya
      Sistem keamanan dari Wowrack akan secara otomatis  memblokir email palsu yang berisi link membahayakan.

    2. Melindungi dari Malware & Ransomware
      Email yang diberi file berbahaya akan di blokir saat masuk ke email server, filter lampiran file akan otomatis mengecek satu persatu email yang memiliki lampiran file berbahaya.

    3. Mengurangi Spam & Junk Mail
      Ketika inbox berisi email asli, maka tidak ada lagi server penuh karena email sampah, selain itu karyawan akan bekerja lebih produktif karena tidak perlu memilah milah mana email asli dan mana email spam.

Server mail adalah komponen penting dalam infrastruktur IT modern yang berfungsi sebagai pusat pengelolaan pengiriman dan penerimaan email. Dengan adanya server mail, komunikasi bisnis dapat berjalan lebih lancar, aman, dan terstruktur.

Kesimpulan

Penggunaan server mail bagi bisnis bisa menghemat banyak pengeluaran, apalagi jika bisnis Anda memiliki karyawan lebih dari 30 orang, karena jika menyewa layanan email seperti Google akan menghabiskan banyak anggaran. Selain itu, jika server mail  dikelola dengan baik bisa meningkatkan produktivitas karyawan.

Tinggalkan komentar



Artikel Terkait

Wowrack_ID_ID_BlogCover_SecurityAwareness_20250925_v1.1

Security Awareness : Contoh Penerapan & Manfaat Untuk Bisnis

Bagaimana Visibilitas Mendukung Keamanan dan Kontrol Biaya Cloud

Bagaimana Visibilitas Mendukung Keamanan dan Kontrol Biaya Cloud

Kenapa Cloud Backup Jadi Solusi Tepat untuk Data Perusahaan Anda

Kenapa Cloud Backup Jadi Solusi Tepat untuk Data Perusahaan Anda

Jebakan Efisiensi Cloud: Hemat Biaya, Risiko Tinggi

Jebakan Efisiensi Cloud: Hemat Biaya, Risiko Tinggi

Konsultasikan Sekarang!
Isi form berikut dan tim kami akan menghubungi Anda untuk memberikan solusinya

    Logo Wowrack Horizontal breathing space-02
    Surabaya (Kantor Pusat)
    Jl. Genteng Kali No. 8, Kel. Genteng,
    Surabaya, Jawa Timur 60275
    Indonesia
    (031) 6000-2888

    Jakarta (Kantor Penjualan)
    Menara BCA Lt. 50 Unit 4546,
    Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10310
    Indonesia

     0811-3201-3888
     sales@wowrack.co.id
    Tersertifikasi ISO27001:2022
    Teraudit standar SOC 2 Type II
    Dapatkan Update Berita Terbaru

      Ketentuan Situs  |  Privasi  |  Pengaturan Cookie
      © 2025 Wowrack dan afiliasinya. Hak cipta dilindungi undang-undang.
      Secret Link