Dalam dunia kerja modern, keterampilan menjadi salah satu bekal yang harus dimiliki setiap individu untuk bisa survive dan berkembang. Ya, dan project management adalah salah satu skill yang sangat penting sebagai bekal untuk bersaing di dunia bisnis modern.
Seperti yang kita tahu, dunia bisnis modern mengalami persaingan yang semakin kompleks dan dinamis seiring waktu. Hal ini terjadi di berbagai sektor bisnis, mulai dari manufaktur, pendidikan, konstruksi, teknologi hingga layanan publik yang membutuhkan pengelolaan proyek secara efektif.
Sayangnya, tidak sedikit individu yang memahami project management hanya sebatas “membuat jadwal kerja dan pembagian tugas”. Faktanya, definisi, tujuan hingga pemanfaatan project management lebih kompleks dari itu. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Pengertian Project Management
Project Management adalah suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan proyek dengan batasan biaya, waktu dan ruang lingkup. Proses ini mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan serta pengendalian sumber daya.
Dalam hal ini, proyek ialah aktivitas sementara yang memiliki batas waktu awal dan akhir, serta menghasilkan layanan, produk atau hasil akhir yang unik.
Menurut Project Management Institute (PMI), (PM) project management adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik pada aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.
Definisi secara umum dan menurut PMI di atas menunjukkan bahwa PM bukan hanya sebatas management biasa. Namun, juga mencakup disiplin ilmu dengan struktur yang baik serta sudah berbasis metodologi.
Jadi, bisa disimpulkan bahwa project management adalah pendekatan sistematis sebagai upaya untuk memastikan proyek dapat berjalan efisien, efektif mulai dari awal hingga akhir. Dalam penerapannya, disiplin yang ditentukan project management mencakup ruang lingkup yang cukup besar. Berikut ini beberapa aspek penting yang termasuk dalam ruang lingkup project management:
- Manajemen waktu
- Manajemen biaya
- Manajemen sumber daya manusia
- Manajemen kualitas
- Manajemen pengadaan
- Manajemen komunikasi
- Manajemen integrasi proyek
- Manajemen risiko
Masing-masing aspek tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain yang harus dikelola secara baik dan seimbang. Sehingga proyek bisa berjalan dengan maksimal.
Tujuan dari Project Management
Project management dilakukan tentu bukan tanpa alasan, melainkan dengan beberapa landasan yang ingin dicapai. Berikut ini beberapa tujuan spesifik dari penerapan project management:
- Penyelesaian Proyek Tepat Waktu
Tujuan utama dari dibentuknya project management adalah untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Ya, management yang tepat akan membantu tim mengatur jadwal kerja secara efektif sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan.
- Menjaga Kualitas Hasil Proyek
PM dibentuk bukan hanya untuk mempercepat kerja tim, tetapi juga untuk menjaga kualitas hasil proyek. Hasil yang didapatkan harus sesuai dengan standar serta kebutuhan pihak terkait.
- Mengontrol Anggaran Proyek
Seperti yang disebutkan dalam definisi project management di atas, proses ini dilakukan untuk membantu mengontrol anggaran proyek menjadi lebih efisien. Pemborosan diharapkan dapat dikendalikan dengan perencanaan dan pengawasan yang baik.
- Meningkatkan Koordinasi Tim
Saat tim terbentuk oleh banyak anggota, resiko ketidak kompakan tim menjadi lebih besar. Namun, dengan project management yang telah tersusun sejak awal, koordinasi tim menjadi lebih terkontrol. Dengan begitu, semua anggota tim akan lebih memahami tanggung jawab dan perannya masing-masing.
Tak hanya itu, project management juga mampu meningkatkan koordinasi dengan stakeholder secara efektif.
- Mengelola Risiko Proyek
Setiap proyek selalu memiliki risiko yang menyertai. Meski begitu, risiko tersebut dapat diminimalisir, salah satunya yakni dengan membuat project management yang tepat. Di mana PM berperan sebagai alat identifikasi, analisis, dan kontrol risiko tersebut.
- Menyelesaikan Konflik Internal
Dalam sebuah tim, konflik internal seringkali tidak dapat dihindari. Namun, dengan project management yang telah ditentukan di awal, konflik ini bisa dihindari, bahkan diselesaikan dengan lebih cepat. Hal ini juga didukung dengan kemudahan pengambilan keputusan yang adil bagi semua anggota tim.
Tahapan
Dalam praktiknya, project management dapat dijalankan dengan beberapa tahapan. Semuanya sudah dirangkum di bawah ini.
- Inisiasi
Pertama yakni tahap initiation atau inisiasi yang merupakan tahapan paling awal dalam suatu proyek. Beberapa aktivitas yang termasuk dalam tahapan ini adalah identifikasi kebutuhan, kelayakan proyek serta tujuan dari proyek tersebut. Umumnya, proyek yang dijalankan akan didokumentasikan dalam project charter.
- Perencanaan
Meski belum masuk pada tahap pelaksanaan, tetapi perencanaan adalah tahap paling krusial yang perlu disusun dengan baik. Ya, project management adalah tentang bagaimana tim merancang strategi sebelum dilakukan eksekusi. Perencanaan seperti ruang lingkup proyek, anggaran, jadwal, rencana komunikasi hingga risiko ditentukan.
- Pelaksanaan
Setelah perencanaan matang, selanjutnya yakni tahap pelaksanaan. Pada tahap ini, seluruh perencanaan yang telah disusun akan mulai dijalankan. Seluruh anggota tim akan melakukan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Sedangnya tugas project manager adalah memastikan koordinasi antar tim berjalan baik.
- Pengawasan dan Pengendalian
Pengawasan dan pengendalian menjadi tahap lanjutan setelah pelaksanaan. Tahap ini perlu dilakukan secara rutin dan continue, guna memastikan proyek berjalan secara lancar, efektif, dan efisien. Seluruh perencanaan telah terlaksana dengan baik, hingga kualitas hasil bisa dipastikan maksimal.
- Penutupan
Terakhir yakni tahap penutupan atau closing. Umumnya, tahap penutupan dilakukan dengan mengambil hasil dari tahap pengawasan dan pengendalian. Di mana evaluasi dan dokumentasi didapatkan dari hasil yang telah dijalankan sesuai rencana. Jika ada pembelajaran yang didapat, maka akan dicatat sebagai bekal untuk meminimalisir kesalahan di proyek selanjutnya.
Tahap penutupan juga mencakup serah terima pada pihak terkait.
Seluruh tahapan di atas akan dilaksanakan secara runtut dan terkoordinir. Sehingga diharapkan kualitas hasil proyek yang didapatkan maksimal dengan proses yang berjalan secara efektif dan efisien.
Metode dan Pendekatan
Project management dilaksanakan dengan beberapa metode dan pendekatan berbeda. Nah, beberapa metode dan pendekatan yang paling populer antara lain adalah sebagai berikut:
- Agile
Agile menjadi salah satu metode paling fleksibel dan adaptif. Di mana perubahan bisa dilakukan kapan saja secara cepat menyesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
- Waterfall
Metode waterfall mengusung prinsip berurutan dan liner. Setiap tahapannya akan diselesaikan secara baik sebelum masuk ke tahap selanjutnya. Metode ini merupakan pilihan yang direkomendasikan untuk proyek yang membutuhkan stabilitas dan kejelasan yang baik.
- Scrum
Ketiga ada metode scrum, yakni pendekatan yang cukup fleksibel dan termasuk satu framework dengan agile. Dalam metode ini, proyek akan dibagi dalam beberapa sprint pendek. Metode ini banyak digunakan dalam proyek pengembangan software.
- Kanban
Visualisasi alur kerja sangat ditekankan dalam metode pendekatan Kanban, yang mana metode ini juga berperan penting untuk meningkatkan efisiensi serta meminimalisir hambatan dalam proses proyek.
Empat metode di atas bisa dipilih sesuai dengan kondisi dan tujuan dari proyek Anda. Mengingat, setiap metode menerapkan pendekatan dan tahapan yang berbeda.
Manfaat Project Management
Seperti yang sudah disebutkan berulang kali sebelumnya, penerapan project management dilakukan karena manfaat yang ditawarkan. Ya, manfaat ini bahkan bukan hanya untuk individu atau anggota tim, melainkan juga bagi organisasi.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini manfaat project management bagi organisasi:
- Peningkatan efisiensi kerja
- Peningkatan produktivitas tim
- Mengurangi risiko kegagalan proyek
- Membantu meningkatkan pencapaian tujuan strategi perusahaan
- Meningkatkan kepuasan klien
Dengan manfaat yang begitu kompleks, bisa dikatakan jika project management merupakan langkah investasi jangka panjang yang mampu menunjang daya saing organisasi.
Sementara bagi individu dapat memberikan manfaat dalam peningkatan dan pengembangan karier. Secara tidak langsung, PM dapat membantu seorang individu untuk bekerja dengan lebih disiplin, terstruktur, serta memiliki pengelolaan waktu yang lebih baik.
Manfaat bagi individu ini bahkan tidak hanya terasa dalam dunia kerja, tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Di mana keterampilan individu tersebut dapat diterapkan dalam berbagai sektor kehidupan, seperti pengelolaan studi, merencanakan suatu event hingga untuk mengembangkan bisnis pribadi.
Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa project management adalah proses sistematis untuk perencanaan, menjalankan, serta menyelesaikan proyek dengan cara yang efektif dan efisien.
Tujuan dari penerapan project management adalah untuk memaksimalkan hasil proyek dan memaksimalkan efektifitas waktu, anggaran serta tenaga kerja. Hal ini bisa dicapai dengan pengaplikasian project management melalui beberapa metode berbeda yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi proyek yang dijalankan.
Melalui metode dan tahapan pendekatan yang jelas, PM bukan lagi menjadi trend belaka. Namun, sudah menjadi fondasi yang memegang peran penting bagi keberhasilan proyek di berbagai bidang bisnis.
Dengan begitu, penguasaan project management seakan sudah menjadi kebutuhan bagi setiap individu, baik saat bekerja secara mandiri maupun dalam organisasi/perusahaan.
Jadi, kini saatnya Anda untuk mempelajari dan menguasai project management sebagai bekal meningkatkan value diri.
