Pengertian, Fungsi dan Manfaat Compliance Untuk Perusahaan

Pada tahun 2011 Ram Charan pernah menulis buku berjudul Corporate Governance and Compliance: What the Best Companies Do yang menjelaskan tentang pengertian dari compliance. 

Di buku ini tertulis bahwa compliance adalah sebuah proses, pembuatan kebijakan dan tindakan yang harus dilaksanakan perusahaan agar semua prosesnya sudah sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku di suatu negara. 

Dengan adanya compliance, banyak manfaat yang didapatkan oleh masyarakat, antara lain sebagai pilar dalam membangun tata kelola perusahaan yang sehat.

Mengapa compliance begitu penting untuk perusahaan Anda? itu karena pelanggaran aturan dapat mengakibatkan kerugian finansial dan yang paling buruk adalah penurunan kepercayaan publik kepada suatu perusahaan. 

Contohnya seperti yang diungkapkan di buku Effective Compliance Programs: A Practical Guide to Design and Implementation yang ditulis oleh Sally March, dibuku ini disebutkan jika perusahaan yang mengadopsi compliance sebagai bagian dari budaya akan lebih kuat menghadapi krisis. 

Apa Arti Compliance ?

Compliance adalah istilah bahasa Inggris yang artinya kepatuhan.

Pada bisnis compliance adalah tindakan yang dilakukan perusahaan untuk mematuhi

• Peraturan perundang-undangan yang berlaku (nasional maupun internasional)
• Standarisasi yang ada pada setiap industri
• Kebijakan internal perusahaan
• Kode etik profesional

Dalam penggunaanya ada banyak sekali jenis jenis compliance, dan pekerjaan yang berhubungan dengan compliance. 

5 Jenis Compliance yang Wajib Diterapkan Perusahaan

Saat ini perusahaan dituntut untuk menjalankan operasional bisnisnya sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. Untuk itu pemangku kepentingan harus mengetahui lima jenis compliance dan harus menerapkannya agar sesuai dengan kepatuhan regulasi, berikut ini adalah jenis jenis compliance yang ada pada perusahaan

1. Regulatory Compliance (Kepatuhan terhadap Regulasi)

Regulatory compliance adalah aturan hukum yang ditetapkan oleh pemerintah kepada perusahaan di suatu negara, jadi setiap perusahaan dengan bidang tertentu harus memenuhi kepatuhan regulasi, dan jika suatu perusahaan tidak patuh, bisa dianggap sebagai pelanggaran terhadap regulasi yang dampaknya berupa denda, pencabutan izin usaha paling buruknya adalah pidana.

Contoh

✅ Kepatuhan perpajakan dan pelaporan pajak

✅ Kepatuhan undang-undang ketenagakerjaan

✅ Kepatuhan pada sektor industri

• OJK sebagai pemberi aturan pada sektor keuangan
• BPOM sebagai pemberi aturan untuk industri farmasi dan makanan
• Kemenkes adalah pemberi aturan untuk layanan kesehatan dan rumah sakit

2. Corporate Compliance (Kepatuhan Internal Perusahaan)

Corporate compliance adalah aturan yang dibuat oleh internal perusahaan untuk membuat standar agar karyawan dan manajemen bisa melakukan operasional dengan baik dan sesuai dengan regulasi pemerintah. 

Contoh corporate compliance adalah

✅ Aturan menjaga data penting perusahaan agar tidak keluar.

✅ Pedoman perilaku etis bagi seluruh karyawan dan manajemen

✅ Aturan penggunaan sistem IT agar terhindar dari serangan siber

✅ Kebijakan konflik kepentingan

3. IT Compliance (Kepatuhan Teknologi Informasi)

IT compliance adalah aturan pemerintah yang dibuat untuk melindungi data penting pelanggan aman dari ancaman siber. Sehingga dengan IT compliance ini perusahaan harus menjamin bahwa pengelolaan data sudah sesuai dengan standar keamanan dan privasi yang berlaku.

Contoh IT compliance adalah

✅ Memenuhi sertifikasi ISO / IEC 27001 untuk menjamin perusahaan memiliki sistem keamanan yang abik

✅ Sertifikasi GDPR (General Data Protection Regulation) adalah sertifikasi yang berfungsi sebagai aturan terkait pengelolaan data pribadi, khususnya untuk bisnis yang berinteraksi dengan warga Uni Eropa

✅ HIPAA adalah regulasi untuk mengatur keamanan data pasien pada rumah sakit dan kesehatan

Wowrack dapat membantu perusahaan Anda mendapatkan sertifikasi compliance untuk keamanan data

Hubungi Kami

4. Environmental Compliance (Kepatuhan Akan Lingkungan)

Perusahaan tambang atau pabrik yang aktivitasnya bisa berdampak pada lingkungan, dari pemerintah wajib memenuhi aturan terkait lingkungan hidup. Gagal dalam memenuhi aturan ini bisa berdampak serius pada perusahaan.

Contoh kepatuhan lingkungan

• ✅ Pengelolaan dan pembuangan limbah sesuai standar
• ✅ Pengurangan emisi karbon dan efisiensi energi
• ✅ Kepatuhan terhadap dokumen AMDAL (Analisis Mengenai Dampak Lingkungan)
• ✅ Pelaporan emisi dan keberlanjutan

5. HR & Labor Compliance (Kepatuhan Ketenagakerjaan)

Setiap perusahaan yang baik tentu patuh pada aturan HR compliance sehingga setiap karyawan memiliki hak-hak yang sudah diatur oleh suatu negara. Dengan perusahaan patuh terhadap aturan ini dapat menjadikan good company.

Contoh kepatuhan ketenagakerjaan

✅ Memenuhi aturan terkait UMK dan UMR suatu daerah

✅ Mematuhi aturan jam kerja, lembur, dan hak cuti yang sesuai aturan pemerintah

✅ Perusahaan mengimplementasikan standar Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

✅ Perlindungan terhadap diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja

Hal-Hal Yang Terkait Compliance di Perusahaan

Di Indonesia banyak aturan terkait perusahaan, namun tidak semua orang mengerti arti dari kata kata yang berhubungan dengan compliance, berikut ini Wowrack kesimpulan tentang istilah istilah yang berkaitan.

Legal compliance

Legal compliance adalah suatu cara perusahaan mematuhi aturan hukum yang berlaku di suatu negara. Fungsi dari legal compliance untuk menjamin semua kegiatan bisnis sudah berjalan sesuai dengan ketentuan hukum yang ada saat ini, sehingga perusahaan bisa terhindar dari tuntutan hukum.

Mengapa Legal Compliance Penting Untuk Perusahaan?

1. Mencegah Risiko Hukum
   Dengan patuh pada peraturan pemerintah, dapat menghindari hukum seperti denda dan pencabutan izin usaha.
2. Menjaga Reputasi Perusahaan
   Perusahaan yang taat hukum lebih dipercaya oleh investor karena memenuhi standar dari aturan yang diberikan pemerintah.

Staff compliance

Staff Compliance adalah orang dalam perusahaan yang berperan membantu mengelola agar perusahaan selalu taat pada aturan yang ada, berikut ini adalah fungsi dari staff compliance

• Mencari tahu serta mengelola aturan perusahaan agar sesuai dengan regulasi
• Mengawasi penerapan pada perusahaan dan memantau apakah ada operasi bisnis yang tidak sesuai dengan aturan.
• Memberi informasi kepada manajemen agar bisnis tidak melanggar aturan dari pemerintah.

Jika terjadi permasalahan terkait pelanggaran, staff compliance akan bertanggung jawab mengambil tindakan untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa depan. 

Tugas Staff Compliance

1. Membuat kebijakan kepada tim internal agar sesuai dengan aturan eksternal
2. Melakukan audit pada tim
3. Memberi saran kepada manajemen terkait kepatuhan
4. Mengusulkan tindakan solutif jika terjadi pelanggaran 

Kualifikasi Menjadi Staff Compliance

Berikut ini adalah kualifikasi kandidat yang cocok untuk posisi ini

• Pendidikan minimal S1 jurusan hukum, administrasi Bisnis atau Keuangan
• Memiliki sertifikasi di bidang kepatuhan
• Memiliki analisa yang kuat dan ketelitian tinggi
• Mengerti dan bisa menafsirkan dokumen regulasi

Compliance Audit

Compliance audit adalah pemeriksaan pada sebuah perusahaan secara detail untuk mengetahui apakah suatu perusahaan sudah memenuhi semua standar yang berlaku dari pemerintah, lembaga pengatur, maupun aturan internal perusahaan sendiri. 

Audit akan dilakukan secara berkala oleh auditor independen agar dapat memberikan penilaian yang objektif.

Fungsi dari compliance audit adalah untuk mengetahui apakah ada pelanggaran atau tidak dalam proses operasional. Peran auditor yaitu mengecek semua dokumen-dokumen penting, mengevaluasi sistem IT dan tata cara operasional bisnis berjalan, dan akan melakukan wawancara dengan karyawan yang bertanggung jawab pada hal yang akan di audit untuk menjamin bahwa kebijakan benar-benar diterapkan di lapangan.

Hasil audit compliance adalah laporan berisi temuan masalah yang tidak sesuai aturan dan rekomendasi saran untuk memperbaiki. 

Rekomendasi dari auditor akan digunakan oleh perusahaan untuk memperbaiki sistem yang kurang sesuai dengan aturan . Dengan kata lain, dengan melakukan audit compliance merupakan cara terbaik bagi perusahaan untuk mengetahui apakah aturan saat ini sudah berada di jalur yang benar atau belum.

Software Compliance

Software compliance aturan yang harus dipatuhi oleh perusahaan terkait perangkat lunak yang digunakan. Ketika software digunakan sesuai dengan aturan lisensi maka tidak akan ada risiko hukum. Oleh karena itu, penerapan software compliance pada perusahaan harus diterapkan sesuai ketentuan yang berlaku, untuk itu harus memenuhi beberapa poin dibawah ini

Pemantauan Software

Bisnis harus mencatat semua software yang digunakan, terutama software yang memiliki lisensi. Fungsi dari pemantauan software ini adalah agar perusahaan tidak menggunakan software bajakan dan bisa melacak software apa saja yang digunakan dalam perusahaan.

 Kepatuhan terhadap Ketentuan Lisensi

Setiap vendor software memiliki aturan yang berbeda-beda contohnya adalah berapa banyak pengguna yang diizinkan untuk memakai software dalam satu waktu lalu berapa lama masa berlaku software,serta yang paling penting adalah aturan menjalankan software di luar batas yang ditentukan dapat dianggap pelanggaran hukum.

Menghindari Risiko Hukum

Dengan menjalankan software compliance pada perusahaan, maka akan bisa menghindari risiko jika ada audit dadakan, serta bisa menghemat puluhan juta akibat denda jika ketahuan menggunakan software bajakan.

Dengan menerapkan software compliance pada perusahaan, maka perusahaan tidak hanya akan patuh hukum, tapi juga bisa membuat operasional IT menjadi lebih aman dari serangan siber.

Apa Itu Document of compliance (DOC)

Document of Compliance (DoC) merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh lembaga sertifikasi dan menyatakan bahwa suatu perusahaan telah memenuhi standar regulasi hukum tertentu.

Fungsi Document of Compliance (DoC)

Dalam pengaplikasiannya, fungsi dari document of compliance adalah untuk bukti tertulis bahwa bisnis yang dinilai

• Sudah lolos audit dan pemeriksaan external
• Sudah memenuhi persyaratan terkait keamanan informasi
• Siap beroperasi sesuai dengan peraturan yang ada saat ini

Contoh Penggunaan Document of Compliance

1. Kelautan
   Pada bidang kelautan DoC akan dibuat oleh otoritas maritim yang isinya menyatakan bahwa perusahaan pelayaran sudah mematuhi International Safety Management (ISM) Code atau belum.
2. Industri Teknologi IT
   Perusahaan yang telah memenuhi aturan penyimpanan data dengan aman akan mendapatkan sertifikasi ISO/IEC 27001 badan sertifikasi BSN sebagai bukti bahwa sistem perusahaan sudah aman dan sesuai aturan regulasi.
3. Produk Konsumen & Elektronik
   Produk yang dijual di Uni Eropa harus memiliki sertifikasi CE DoC (Declaration of Conformity) yaitu aturan yang menyatakan bahwa produk tersebut memenuhi persyaratan keselamatan yang sesuai dengan regulasi di Uni Eropa.

Apa Isi dari DoC?

Isi dari DoC antara lain

• Nama perusahaan yang disertifikasikan
• Jenis standar yang dipenuhi
• Nomor sertifikasi
• Tanggal berlaku dan masa berlaku
• Tanda tangan otoritas berwenang atau badan sertifikasi

Compliance Awareness

Compliance awareness adalah cara agar semua karyawan memahami aturan kepatuhan regulasi. Tidak hanya mengetahui saja, tapi bagaimana caranya agar setiap karyawan bisa menerapkan aturan compliance dalam proses mereka bekerja.

Mengapa compliance awareness penting bagi perusahan?

Dengan  compliance awareness perusahaan dapat menghindari pelanggaran hukum
akibat human error. Dengan semakin tinggi kesadaran karyawan terkait aturan hukum, maka karyawan akan mengetahui apa saja yang boleh dan mana saja yang tidak boleh dilakukan.

Bagaimana cara meningkatkan compliance awareness?

• Pelatihan secara rutin 
• Pengenalan compliance saat onboarding
• Memberikan contoh kasus dan skenario agar karyawan bisa menghindarinya.
• Evaluasi dan pengulangan saat ada meeting besar

Perbedaan Compliance dan Adherence

Pengertian perbedaan dari compliance dan adherence

Compliance adalah patuh terhadap aturan yang sudah dibuat oleh pihak dari luar perusahaan.

Contohnya compliance adalah pemerintah menerapkan pajak dan perusahaan harus mematuhinya.

sedangkan adherence adalah komitmen dari karyawan internal untuk selalu konsisten menerapkan kebijakan yang berlaku dari keinginan sendiri bukan dari paksaan. 

Contohnya adherence adalah karyawan selalu mengikuti prosedur keselamatan kerja karena merasa hal ini adalah penting untuk keselamatan nya sendiri.

Sumber

• Compliance diaplikasikan karena kebutuhan atau tekanan dari eksternal (aturan resmi, hukum, regulasi)
• Adherence diaplikasikan berdasarkan keinginan dari internal bisa dari kesadaran sendiri, komitmen pribadi, atau budaya yang ada pada perusahaan sejak lama

Contoh perbedaan compliance dan adherence

Motif

• Compliance biasanya dipicu oleh rasa takut akan hukuman.
• Adherence dipicu karena kesadaran akan tanggung jawab

Kesimpulan

Kesimpulanya adalah memenuhi standar compliance bukan hanya kewajiban administratif saja tetapi bisa menjadi fondasi bisnis untuk bekembang lebih baik di masa depan.

Sebab saat ini pelanggan mulai sadar pentingnya bekerjasama dengan perusahaan yang sudah memenuhi compliance dan juga memiliki sertifikasi tertentu.

Kabar baiknya, Wowrack dapat membantu Anda untuk mendapatkan compliance terkait IT. Bersama tim profesional kami dan ISO/IEC 27001, layanan compliance kami bisa membantu Anda memenuhi standar regulasi GDPR, HIPAA, PCI-DSS dengan sangat efisien.

Untuk bermitra kami Anda bisa menghubungi customer support compliance kami di sini