SaaS: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda

Dengan perkembangan teknologi, pemilik bisnis kini akan sangat dimudahkan karena aplikasi yang dahulunya perlu di install di komputer kini bisa dibuka melalui web browser.

Dengan munculnya SaaS, Software as a Service pemilik perusahaan sekarang tidak wajib menginstall software di setiap komputer apalagi harus membeli lisensi software yang mahal. Maka dari itu, SaaS menjadi alat terbaik untuk bisnis yang mencari karyawan dengan sistem remote worker atau bekerja dari jarak jauh, karena aplikasinya bisa diakses dari mana saja, tidak perlu menginstall di suatu komputer dan bisa bekerja bersama-sama dengan team lain 

Apa Itu SaaS?

SaaS adalah singkatan dari Software as a Service, yaitu perangkat lunak berbasis cloud yang bisa digunakan user langsung melalui internet, kabar baiknya user tidak perlu menginstal di perangkat lokal sehingga bisa menghemat penyimpanan.

Pengertian SaaS kalau disederhanakan adalah aplikasi yang bisa dijalankan kapan saja dan di mana saja, selama user memiliki koneksi internet. 

Maka dari itu penggunaan SaaS untuk bisnis menjadi solusi dari banyak masalah, karena jaman dahulu operasional bisnis membutuhkan berbagai jenis software yang harus di install di komputer, dan terbatas jika ingin menggunakan software tersebut harus datang ke kantor. Namun bisnis yang bisa beradaptasi dengan teknologi SaaS akan mendapatkan banyak keuntungan. Contoh nya adalah email menggunakan Gmail, aplikasi Word sudah bisa diakses melalui browser di onedrive, dan alat komunikasi kantor bisa menggunakan Slack atau Microsoft Teams.

Saat ini pemilik bisnis harus mengetahui perbedaan dari SaaS, PaaS dan IaaS agar tidak salah saat menerapkan di bisnis.

Perbedaan SaaS dengan PaaS dan IaaS

Pada tabel diatas, Anda bisa mengetahui kegunaan SaaS dan perbandingan dengan layanan lain, penggunaan SaaS sangat cocok untuk penggunaan end user.

Bagaimana Cara Kerja SaaS?

Cara kerja dari SaaS (Software as a Service) sangat sederhana, mula-mula aplikasi yang akan user pakai tidak perlu diinstal di komputer, melainkan aplikasi sudah di hosting oleh penyedia layanan. 

Sehingga semua setting terkait aplikasi adalah tanggung jawab penyedia layanan, jadi user bisa menjalankan aplikasi hanya bermodalkan browser dan koneksi internet saja.

Cara menggunakan SaaS pun juga sangat mudah, user butuh login ke akun melalui browser, lalu user bisa menggunakan semua fitur di aplikasi. 

Sangat menghemat waktu karena user tidak perlu melakukan instalasi, perusahaan tidak perlu menyediakan server dan juga tidak perlu bertanggung jawab terkait maintenance. Karena semua maintenance adalah tanggung jawab penyedia

Penggunaan SaaS akan menggunakan sistem langganan (subscription) atau pembelian lisensi, pembayaranya bisa sekali seumur hidup atau ditagih bulanan dan biasanya akan lebih murah jika melakukan pembayaran secara annual atau setahun penuh. 

Jika memilih billing bulanan atau tahunan ada banyak manfaatnya karena jika bisnis Anda tidak cocok dengan aplikasi yang dipilih, Anda bisa mengganti dengan aplikasi lain tanpa kehilangan banyak uang.

Salah satu contoh penggunaan SaaS adalah layanan editing gambar online dengan branding Canva. Beberapa pengguna dalam satu tim bisa mengakses aplikasi dan saling mengedit desain hanya bermodal browser. 

Keuntungan Menggunakan SaaS untuk Bisnis

Saat ini banyak perusahaan mulai beralih dari sistem lama ke sistem baru, yaitu semua berbasis cloud computing. Salah sistem yang bisa mempercepat kemajuan bisnis adalah SaaS, berikut ini adalah manfaat SaaS yang dapat membantu bisnis berkembang lebih cepat.

1. Tidak Perlu Instalasi

Pengguna cukup memiliki komputer atau laptop dengan browser, maka aplikasi bisa digunakan dengan mengakses domain tertentu. User tidak perlu instalasi software yang sulit dilakukan oleh orang awam. 

Dengan mengakses domain SaaS fitur pada aplikasi bisa dijalankan melalui server penyedia sehingga user bisa langsung menggunakan software melalui web browser.

1. Skalabilitas Tinggi

Layanan SaaS sangat fleksibel, karena tidak ada batasan penggunaan selama Anda memilih paket yang paling besar, karena kita ketahui jika bisnis berkembang, kapasitas tentu juga ikut berkembang, sehingga membutuhkan layanan yang lebih besar. 

Kabar baiknya, SaaS memiliki tingkat skalabilitas tinggi, jadi bisa menyesuaikan kapasitas bisnis sesuai dengan paket yang tertera pada pembayaran di awal.

• Biaya

Skema pembayaran SaaS sangat menguntungkan bisnis karena dapat merubah dari yang awalnya pengeluaran CAPEX (Capital Expenditure) menjadi OPEX (Operational Expenditure). 

Artinya, perusahaan Anda ketika menyewa SaaS tidak lagi mengeluarkan dana besar untuk modal pembuatan infrastruktur, sekarang pengeluaran berganti menjadi biaya langganan bulanan.

• Bisa diakses Dari Mana Saja 

Anda bisa bekerja dimana saja selama ada internet, itulah kelebihan dari SaaS tidak terbatas tempat dan device. Sehingga sangat dibutuhkan oleh pekerja remote, dan freelance yang bekerja ditempat yang berbeda.

• Pembaruan Otomatis

Pembaruan aplikasi tentu dibutuhkan ketika ada versi terbaru namun kemudahan update software otomatis dilakukan oleh penyedia layanan. 

Jadi user tidak perlu bingung cara update software. karena update dilakukan di belakang layar (back end), sehingga tidak mengganggu aktivitas penggunaan.

Dengan semua keuntungan ini, SaaS adalah solusi jangka panjang untuk mempercepat transformasi bisnis kearah yang lebih cepat.

Contoh Aplikasi SaaS

Sampai saat ini sudah banyak aplikasi berbasis SaaS yang penggunanya sudah sampai jutaan, berikut ini adalah daftar aplikasi SaaS paling populer 

• Google Workspace

Google membuat paket aplikasi produktivitas untuk kantor maupun individu dengan pengguna lebih dari 5 juta, produk dari Google mencakup Gmail untuk email, Google Docs, Google Sheets, untuk pengganti word dan excell, Google Drive untuk penyimpanan file, dan Google Meet untuk meeting secara online.

• Microsoft 365

Microsoft 365 adalah versi workspace dari Microsoft Office yang mencakup aplikasi Word, Excel, Powerpoint, Outlook untuk email, dan Microsoft Teams untuk komunikasi yang semua berbasis web base sehingga setiap user bisnis dapat kolaborasi secara tim dan melakukan produktivitas kerja dari jarak jauh dengan efisien.

• Salesforce

Platform CRM yang bisa diakses melalui web browser karena berbasis cloud ini banyak membantu perusahaan mengelola penjualan, layanan pelanggan after sales, hingga pelaporan secara otomatis. Aplikasi berbasis cloud ini cocok untuk bisnis kecil dan bisa di install di beberapa jenis gadget.

• Slack

Slack adalah aplikasi komunikasi yang banyak digunakan bisnis untuk berkomunikasi antar tim, Slack didesain sangat flexible, aplikasi ini bisa di instal di PC maupun dibuka melalui browser, Aplikasi ini ringan dan sangat berguna untuk komunikasi antar tim dan devisi.

• Zoom

Zoom adalah layanan meeting online yang berbasis cloud dan sampai hari ini sudah jutaan pengguna yang menginstall, terutama sejak pandemi yang mewajibkan bekerja melalui remote. Aplikasi Zoom bisa digunakan untuk banyak keperluan seperti kelas online, meeting mingguan, ataupun seminar. Dengan aplikasi SaaS ini perbedaan tempat bukan lagi masalah, karena ketika Anda meeting melalui Zoom aplikasi ini sudah menyediakan audio dan tampilan video yang stabil, bahkan saat koneksi internet yang lemot. 

• Dropbox

Dropbox adalah aplikasi penyimpanan berbasis SaaS, aplikasi ini dapat penyimpanan dan berbagi file yang di upload di cloud. Dengan Dropbox, user bisa berbagi file dari perangkat yang berbeda, dan keamanan file termasuk yang sangat aman karena setiap user memiliki tempat penyimpanan sendiri-sendiri. Anda bisa menyimpan semua jenis file, dokumen, gambar, video laporan skripsi di Dropbox,

• Trello

Trello adalah aplikasi manajemen proyek visual yang didesain seperti papan (kanban) dan bisa diakses dengan mudah melalui browser,
Cara kerjanya adalah dalam satu papan user dapat membuat tugas dengan menambahkan kartu untuk setiap tugas, lalu menetapkan waktu deadline, menjelaskan tugas, dan membalas komentar. Tampilannya sangat sederhana sehingga mudah dipahami dengan cepat.

• Canva

Canva adalah aplikasi desain yang paling laris saat ini, karena kemudahan dalam pembuatan desain dan banyaknya template membuat pengguna yang tidak memiliki kemampuan desain pun bisa dengan mudah membuat karya melalui Canva. Anda bisa menggunakan canva melalui web browser dan tidak perlu menginstall di laptop, setelah desain jadi, Anda bisa langsung melakukan download. Kabar baiknya aplikasi ini ada lisensi gratisnya, jadi Anda bebas menggunakan aplikasi SaaS ini untuk pembuatan desain yang simple. Namun jika ingin melakukan desain yang lebih profesional, Anda bisa melakukan pembayaran / subscribe dengan harga yang masih sangat terjangkau.

• Asana

Asana hampir mirip dengan trello, yang merupakan alat manajemen tugas untuk membantu tim dalam merencanakan pekerjaan dengan lebih termanajemen. Dengan Asana, user bisa membuat tugas lalu menetapkan deadline dan siapa saja yang terhubung dengan tugas tersebut sehingga setiap ada tugas tidak akan terlewat dengan aplikasi Asana ini. Selain itu kemudahan lintas platform juga dimiliki aplikasi SaaS ini, yaitu bisa di install di smartphone, laptop dan komputer secara gratis.

Contoh Aplikasi SaaS di Indonesia

• Mekari

Mekari adalah aplikasi bisnis berbasis cloud yang menyediakan kebutuhan HRD perusahaan, aplikasi SaaS ini menyediakan sistem manajemen SDM hingga pengelolaan pajak perusahaan. Mekari memiliki banyak aplikasi SaaS yang paling dibutuhkan perusahaan. Antara lain Talenta, Klikpajak, dan Qontak dalam satu ekosistem digital. 

• Jurnal.id

Jurnal adalah aplikasi akuntansi yang bisa diakses secara online yang banyak digunakan oleh UMKM di Indonesia. Dengan aplikasi SaaS Jurnal, user bisa melakukan mencatat harian setiap transaksi, mengelola laporan keuangan, memantau stok opname, serta mengatur invoice dan pembayaran dalam satu dashboard. 

Jurnal id ini didesain dengan antarmukanya yang user-friendly membuat pemilik bisnis yang tidak memiliki latar belakang akuntansi bisa dengan mudah memahami aplikasi ini. Selain itu, Anda bisa menghubungkan dengan gadget lain dalam satu akun.

• KlikDokter

KlikDokter adalah platform SaaS yang berfokus pada layanan kesehatan, di aplikasi ini menyediakan layanan konsultasi dokter yang bisa diakses secara online baik mengunakan smartphone atau melalui web browser. User jika ingin berkonsultasi dengan dokter tidak harus datang ke rumah sakit, tinggal chat atau video call dengan dokter yang disediakan oleh aplikasi SaaS ini, di aplikasi KlikDokter Anda bisa memesan obat yang akan dikirimkan langsung ke alamat Anda setelah melakukan pembayaran sehingga solusi terbaik bagi Anda yang hidup sendirian dan ingin membeli obat tanpa harus keluar rumah.

• Qontak.com

Qontak.com adalah platform SaaS dengan desain CRM yang dibuat untuk membantu  mendapatkan interaksi dengan pelanggan. Dengan layanan customer service bisa melakukan percakapan dari berbagai platform yang berbeda seperti WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, email, hingga call center dalam satu dashboard yang mudah digunakan. 

• Pawoon

Pawoon adalah aplikasi SaaS dengan nama Point of Sale (POS) karena sudah berbasis cloud, aplikasi ini sudah banyak digunakan oleh bisnis F&B di Indonesia. Contohnya jika Anda pergi ke coffee shop, ketika Anda membayar Anda akan mendapatkan struk pembayaran yang dibuat dari aplikasi POS ini. Dengan tampilan yang mudah dipahami,   dan bisa dijalankan melalui gadget smartphone atau tab, Pawoon membantu pelaku usaha untuk menjalankan proses bisnisnya secara efisien dan profesional.

Kekurangan Penggunaan SaaS

Meski SaaS banyak digunakan untuk sistem operasional banyak bisnis di Indonesia, namun tidak ada aplikasi yang tidak memiliki kekurangan, berikut ini adalah kekurangan dari SaaS yang perlu Anda diperhatikan sebelum menggunakannya.

• Ketergantungan Penuh pada Koneksi Internet

Saat bisnis sudah menggunakan SaaS, bisnis tersebut akan ketergantungan padakoneksi internet agar bisa berjalan. Jika terjadi jaringan lambat maka akan berdampak pada akses ke aplikasi akan terganggu. Apalagi jika tidak ada koneksi sama sekali, maka pengguna sama tidak akan bisa menggunakan layanan SaaS sama sekali. Sehingga operasional bisa terganggu dan dapat menyebabkan penurunan penghasilan.

• Keterbatasan Kontrol terhadap Aplikasi

Keterbatasan terhadap setting aplikasi adalah kekurangan yang sering dihadapi oleh pengguna dari aplikasi SaaS, hal ini disebabkan karena user tidak memiliki akses terhadap struktur internal aplikasi. Sehingga jika ingin mengintegrasikan aplikasi SaaS dengan aplikasi internal harus menghubungi support pada pemilik aplikasi SaaS. Untuk itu user hanya bisa mengikuti aturan yang tersedia pada aplikasi, apalagi jika ada fitur yang diubah, maka perusahaan Anda hanya bisa menyesuaikan diri dengan sistem yang baru.

• Isu Privasi dan Keamanan Data

Karena semua data pengguna akan disimpan di server pihak ketiga maka bisnis Anda tidak bisa menjamin 100% bahwa data yang ada di aplikasi SaaS aman dari ancaman siber. Apalagi jika penyedia layanan tidak memiliki sistem keamanan siber yang kuat, maka resiko pencurian data perusahaan Anda bisa saja terjadi tanpa sepengetahuan Anda. Hal ini menjadi kekhawatiran serius bagi pemilik bisnis yang menangani data penting pelanggan. Untuk itu, setiap perusahaan akan melakukan audit vulnerability assessment untuk menghindari data penting dikirimkan ke aplikasi SaaS.

• Ketergantungan pada Penyedia Layanan

Hal yang paling ditakutkan oleh pemilik bisnis yang sudah nyaman dengan layanan SaaS adalah jika penyedia layanan mengalami gangguan atau mengubah kebijakan secara sepihak maka pengguna lama akan langsung terkena dampaknya. Untuk itu Anda harus selektif dalam memilih penyedia SaaS yang memiliki reputasi dan uptime yang stabilitas untuk jangka panjang.

Perbedaan SaaS dan Software Biasa (On-Premise)

Bagaimana Keamanan SaaS ?

Dalam memilih layanan SaaS Anda harus mempertimbangkan banyak hal, meskipun aplikasi SaaS tidak ada di server internal perusahaan, bukan berarti mereka meremehkan aturan compliance sehingga penyedia harus memiliki sertifikasi untuk keamanan data. 

• Sertifikasi Keamanan Internasional

Anda harus memilih penyedia layanan SaaS yang serius dalam memenuhi sertifikasi dengan standar internasional. Contohnya adalah sertifikasi ISO 27001 karena menunjukkan bahwa sistem keamanan mereka telah melewati proses audit yang ketat. Sedangkan untuk pengguna di Eropa, kepatuhan yang berlaku adalah GDPR.

• Enkripsi Data Yang Baik

Enkripsi data pelanggan yang baik adalah fondasi penting untuk bisnis Anda percaya pada layanan SaaS. Karena proses pengiriman data sebaiknya digunakan tidak hanya saat data disimpan (at rest), tetapi juga saat data dikirim dari server ke host (in transit). Sehingga data Anda tidak bisa diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.

• Redundansi dan Ketersediaan Tinggi

Pilih penyedia layanan SaaS yang sudah menerapkan sistem redundansi agar data Anda disimpan di beberapa lokasi sekaligus. Tujuannya dari redudansi data adalah ketika ada gangguan server, data Anda tetap bisa diakses tanpa terjadi gangguan.

• Backup Otomatis

Tentu Anda tidak ingin kehilangan data karena tidak ada backup kan? untuk pilih layanan yang ada proses pencadangan data secara otomatis. Karena jika suatu saat terjadi kerusakan atau worst case nya kehilangan data karena serangan siber, data Anda dapat dipulihkan dengan cepat dengan backup yang sudah ada.

Tren SaaS di 2025 dan Masa Depan

Di masa depan, kebutuhan akan aplikasi berbasis internet tanpa perlu menginstall aplikasi di tempat akan menjadi trend. Lalu bagaimana dengan masa depan? apakah akan ada teknologi baru terkait SaaS? berikut kami informasikan trend SaaS di masa depan.

1. Munculnya Micro SaaS dengan Aplikasi yang Ringan

Micro SaaS adalah model SaaS yang dibuat dengan skala kecil karena hanya mencakup tim kecil dengan beberapa individu. Fokus utama dari micro SaaS adalah menyelesaikan permasalahan yang sangat detail, dan biasanya terjadi pada bisnis yang menyasar segmen pasar yang kecil. 

Karena micro SaaS tidak membutuhkan infrastruktur yang besar maka aplikasi bisa dijalankan dengan biaya yang sangat hemat. Di tahun-tahun kedepannya model layanan ini akan semakin populer karena banyak perusahaan lebih memilih aplikasi yang ringan dan langsung bisa digunakan.

1. Integrasi Kecerdasan Buatan (AI-powered SaaS)

Tren SaaS di masa depan akan sangat dipengaruhi oleh teknologi AI. Karena SaaS yang disematkan fitur AI bisa memberikan otomatisasi pada proses kerja, personalisasi pengguna yang berbeda-beda. Contohnya website builder yang bisa dilakukan secara otomatis dengan AI akan menghemat tenaga dengan hasil yang memuaskan.

1. Kebutuhan Integrasi API Tinggi

Salah satu keunggulan SaaS adalah bisa saling terhubung dengan aplikasi lain dengan cara integrasi API. Di masa depan, penggunaan aplikasi yang terintegrasi API akan semakin banyak. Perusahaan ingin aplikasi bisa saling terhubung dengan sistem lain seperti akuntansi, CRM, ERP, hingga platform komunikasi. Sehingga masa depan penyedia SaaS akan menyediakan dokumentasi API lengkap sehingga bisa dihubungkan dengan aplikasi lain.

Kapan Saatnya Menggunakan SaaS?

Dengan berbagai kelebihan SaaS, tentu bisnis yang tidak migrasi ke SaaS akan lambat dalam hal skalabilitas. 

Lalu kapan waktu yang tepat untuk migrasi ke SaaS? hal yang paling mendasar bisnis Anda sudah waktunya membutuhkan aplikasi dari layanan SaaS adalah ketika tim Anda sudah membutuhkan kolaborasi kerja dari jarak jauh.

Apalagi jika bisnis Anda sedang mempertimbangkan untuk mengurangi pengeluaran IT, sekaligus ingin kemudahan akses dari mana saja, maka mengadopsi SaaS adalah cara terbaik untuk permasalahan Anda.