Point of Sale atau POS sistem cloud menjadi salah satu teknologi kasir yang mulai banyak dipakai oleh bisnis di Indonesia, dari kafe kecil hingga jaringan ritel dengan cabang di berbagai wilayah. Studi yang dilakukan oleh Statista menunjukkan bahwa Mobile POS Payments merupakan kontributor terbesar dalam pasar pembayaran digital di Indonesia.
Artikel ini akan membahas mengenai pengertian, cara kerja, fitur, manfaat, hingga perbedaan antara POS sistem cloud dengan sistem kasir yang konvensional.
Apa Itu Cloud POS?
POS sistem cloud adalah aplikasi kasir yang berjalan melalui jaringan internet. Hal ini membuat semua data transaksi yang dilakukan oleh sistem tersebut dapat diakses kapan saja.
Sistem POS ini dapat mencatat berbagai transaksi, mulai dari pembayaran tunai, transfer bank, hingga QRIS dalam satu dashboard yang terpusat. Dengan kemampuan ini, organisasi dapat memantau transaksi dan laporan keuangan dengan mudah.
Cara Kerja Cloud POS
Cloud POS bekerja saat kasir menginput transaksi melalui aplikasi di perangkat yang mereka gunakan. Data transaksi kemudian dikirim dan disimpan di server penyedia layanan POS. Data tiap transaksi kemudian dikumpulkan menjadi satu laporan komprehensif yang bisa dilihat oleh organisasi secara real-time.
Fitur Cloud POS
Cloud POS dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk menyederhanakan operasional harian bisnis.
Manajemen Penjualan
Fitur manajemen penjualan mencatat setiap transaksi secara otomatis. Informasi seperti jenis produk, jumlah, hingga metode pembayaran akan dicatat dan tersimpan rapi. Fitur ini memudahkan organisasi untuk melihat riwayat dan informasi penjualan kapan saja.
Manajemen Inventaris
Fitur inventarisasi pada POS sistem cloud membantu organisasi untuk melacak stok barang setiap terjadi transaksi. Sebagai contoh, organisasi dapat melakukan restok barang karena menerima notifikasi mengenai stok yang menipis. Selain itu, pencatatan inventaris juga dapat menjadi lebih mudah.
Manajemen Pelanggan
Selain data transaksi, cloud POS juga membantu bisnis menyimpan data pelanggan, mulai dari riwayat pembelian hingga preferensi produk yang dibeli. Melalui informasi semacam ini, organisasi dapat dengan mudah memberikan pelayanan yang dikustomisasi dan lebih tepat sasaran.
Manajemen Karyawan
Fitur POS ini mencatat jam kerja, jadwal shift, dan aktivitas transaksi setiap karyawan yang melakukan login ke sistem. Pihak manajemen dapat memantau kinerja kasir tanpa harus berada di lokasi yang sama.
Laporan dan Analitik Penjualan
Cloud POS membantu organisasi menyusun laporan berdasarkan hasil transaksi, mulai dari penjualan, keuntungan, hingga tren produk. Selain bersifat laporan, sistem POS juga bisa menawarkan analisis berdasarkan data yang ada untuk memudahkan organisasi mengambil keputusan bisnis.
Integrasi Pembayaran dan Sistem Eksternal
POS sistem cloud saat ini sudah dilengkapi dengan kemampuan untuk menerima berbagai bentuk pembayaran, seperti tunai, kartu kredit, hingga QRIS dan e-wallet. Selain itu, sistem POS juga dapat dihubungkan dengan platform eksternal, seperti e-commerce untuk memudahkan pencatatan penjualan online.
Keuntungan Menggunakan Cloud POS
Selain fitur-fitur yang sudah disebutkan, sistem POS berbasis cloud juga memiliki beberapa manfaat konkret yang dapat dirasakan oleh organisasi ketika beralih dari sistem POS tradisional.
Bisa Diakses Kapan Saja dan Di Mana Saja
Cloud POS memungkinkan organisasi atau manajer untuk memantau kondisi toko dari mana saja, selama sistem POS terhubung dengan jaringan internet. Laporan seperti penjualan dan stok barang terbaru juga bisa dicek langsung menggunakan smartphone.
Penyimpanan Data Lebih Aman
Data yang dihasilkan dari proses transaksi akan disimpan di server cloud penyedia layanan POS yang sudah terenkripsi dan dilindungi oleh lapisan sistem keamanan lainnya. Dengan begini, organisasi bisa mengurangi risiko terjadinya kehilangan data.
Update dan Backup Otomatis
Penyedia layanan POS sistem cloud harus melakukan pembaruan sistem, termasuk keamanan, secara rutin. Penyedia layanan POS juga menyediakan layanan backup yang dapat diatur secara otomatis dan bisa dipilih oleh organisasi untuk membantu ketersediaan data.
Biaya Lebih Murah
Dengan model berlangganan, sistem cloud POS mempunyai biaya investasi yang lebih ringan dibandingkan dengan sistem konvensional yang harus membeli hardware dan melakukan perawatan terhadapnya.
Bisa Di-custom Sesuai Kebutuhan Bisnis
Banyak penyedia layanan cloud POS menawarkan, bukan hanya produk POS, tetapi juga kemampuan untuk meng-custom layanan POS sesuai dengan kebutuhan bisnis. Contoh kustomisasi di sini termasuk fitur hingga modul yang ingin digunakan.
Bisa untuk Banyak Cabang
Dengan layanan cloud POS, organisasi yang memiliki beberapa cabang dapat dengan mudah memantau kondisi penjualan melalui satu dashboard yang terpusat. Hal ini dapat memudahkan organisasi untuk membandingkan performa antarcabang secara langsung.
Siapa yang Cocok Menggunakan Cloud POS?
Seluruh karakteristik yang sudah disebutkan di atas membuat cloud POS relevan untuk berbagai jenis organisasi, terutama mereka yang mempunyai kebutuhan yang spesifik sebagai berikut:
Coffee Shop
Coffee shop yang sering menambah atau mengurangi menu, dengan alur transaksi yang cepat, akan sangat terbantu dengan adanya sistem pencatatan otomatis yang dimiliki oleh cloud POS.
Restoran
Restoran dengan banyak meja dan pesanan yang datang secara beruntun membutuhkan sistem yang akurat. POS sistem cloud membantu semua elemen dalam restoran tetap sinkron dengan adanya satu sistem yang terpusat.
Multi-Outlet
Organisasi yang memiliki berbagai cabang membutuhkan alat yang bisa digunakan untuk memantau keadaan secara terpusat. Dashboard POS berbasis cloud menawarkan keuntungan ini.
Kelontong
Toko kelontong, dengan ratusan jenis barang yang diperdagangkan, membutuhkan pencatatan stok yang rapi dan aktual. Cloud POS memberikan kemampuan kepada pengelola untuk memantau stok secara real-time.
Apotek
Apotek membutuhkan pencatatan stok obat yang akurat, mulai dari jumlah stok hingga tanggal kedaluwarsa setiap batch obat yang ada. Sistem inventarisasi yang ditawarkan oleh POS sistem cloud dapat dikustomisasi sehingga semua data ini tersedia secara otomatis.
Perbedaan Cloud POS vs POS Tradisional
Meski keduanya sama-sama berfungsi sebagai sistem kasir, Cloud POS dan POS tradisional memiliki perbedaan yang cukup jauh dalam cara mereka bekerja dan pengelolaannya. Berikut adalah tabel perbandingan jika dilihat dari aspek-aspek utama keduanya:
Dari perbandingan ini, dapat terlihat dengan jelas bahwa cloud POS lebih unggul dalam hal fleksibilitas dan pengelolaan data. Sementara itu, POS tradisional masih bisa menjadi pilihan jika organisasi tidak memiliki jangkauan yang jauh.
Penyedia Cloud untuk Aplikasi POS
Performa sistem POS cloud sangat bergantung pada infrastruktur cloud yang bekerja di baliknya. Mulai dari kestabilan server hingga kecepatan akses data, infrastruktur cloud menentukan kemampuan POS.
Wowrack menyediakan infrastruktur cloud yang bisa dimanfaatkan untuk hosting aplikasi POS berbasis cloud. Didukung oleh uptime yang tinggi, keamanan berlapis, dan dukungan teknisi ahli lokal, Wowrack siap membantu organisasi menerapkan sistem POS modern.
Kesimpulan
POS sistem cloud menawarkan cara yang lebih fleksibel, aman, dan efisien dalam mengelola operasional kasir, mulai dari transaksi hingga laporan keuangan. Sebelum memilih untuk melakukan migrasi, pastikan kebutuhan organisasi sesuai dengan fitur yang ditawarkan.
