Email penting yang terhapus atau dokumen yang hilang dapat menghambat operasional bisnis. Melalui backup Google Workspace, bisnis sudah menyiapkan salinan data yang dapat digunakan untuk proses pemulihan.
Artikel ini akan membahas mengapa Google Workspace perlu di-backup, serta cara dan metode backup yang bisa dipilih. Artikel ini juga akan memberikan panduan untuk memilih penyedia dan rekomendasi layanan backup yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Mengapa Google Workspace Perlu Di-backup?
Menyimpan data di cloud tidak menghilangkan risiko kehilangan data. Email penting bisa terhapus tanpa sengaja, dokumen dapat berubah akibat penyalahgunaan akses, dan data penting karyawan perlu diamankan sebelum akunnya dihapus.
Google sebenarnya sudah menyediakan fitur pemulihan, tetapi penggunaannya memiliki batas waktu dan ketentuan tertentu. Jadi fitur ini belum tentu sesuai dengan kebutuhan bisnis. Karena itulah, bisnis juga perlu melakukan backup Google Workspace secara mandiri.
Data Apa Saja yang Perlu Di-backup?
Mulai dari data yang paling dibutuhkan oleh bisnis untuk dapat bekerja dan melayani pelanggan, seperti:
- Gmail: Email beserta lampiran.
- Google Drive: File, folder, serta dokumen yang ada pada Google Docs, Sheets, dan Slides.
- Shared Drives: Dokumen-dokumen bersama yang merupakan bagian dari bisnis.
- Google Calendar dan Contacts: Jadwal meeting, acara, serta kontak bisnis.
Sebelum memilih metode backup, periksa apakah salinan backup juga harus mencakup elemen seperti struktur folder, versi file, dan izin akses yang sebelumnya sudah diberikan.
Metode dan Cara Backup Google Workspace
3 metode yang bisa digunakan untuk mem-backup Google Workspace adalah dengan menggunakan Google Takeout, Data Export, dan layanan backup melalui pihak ketiga.
Ekspor Data Pengguna dengan Google Takeout
Google Takeout adalah fitur yang disediakan oleh Google untuk membantu penggunanya mengunduh salinan data per akun dari layanan Google. Pastikan akun yang digunakan sudah mendapatkan akses administrator dari bisnis untuk memulai proses backup.
Berikut langkahnya:
- Buka Google Takeout menggunakan akun yang datanya ingin di-backup.
- Pilih layanan yang ingin di-backup, seperti Gmail atau Drive, lalu sesuaikan cakupan data yang ingin di backup.
- Pilih frekuensi ekspor, format, dan ukuran data.
- Mulai proses backup dan tunggu hingga muncul pemberitahuan bahwa data sudah tersalin dengan sempurna.
- Unduh data backup dan simpan di lokasi sesuai dengan kebijakan bisnis. Cek kondisi backup dengan membuka beberapa file atau email untuk memastikan data yang ter-backup tidak corrupt.
Google Takeout hanya dapat digunakan untuk melakukan backup terhadap data yang tersimpan dalam akun perorangan. Jika ingin melakukan backup untuk data keseluruhan bisnis, bisa menggunakan cara selanjutnya.
Ekspor Data Organisasi dengan Data Export
Untuk ekspor data milik bisnis, gunakan Data Export melalui akun super administrator. Pastikan Google Workspace sudah aktif sebelum memulai proses ekspor dan two-factor authentication sebagai bagian dari langkah keamanan.
Berikut langkahnya:
- Buka konsol administrator, lalu pilih Data → Data import & export → Data export.
- Pilih Set up new export, berikan nama, lalu tentukan cakupan sesuai dengan opsi yang tersedia.
- Jalankan proses ekspor dan pantau statusnya hingga selesai.
- Untuk melihat dan mengunduh hasil ekspor, buka file data ekspor di Google Storage.
- Periksa hasil ekspor, cek apakah ada file yang terlewatkan atau corrupt, sebelum menyimpannya di media storage lain sebagai backup.
Proses ini akan memakan waktu, sehingga sebaiknya seluruh proses backup dilakukan jauh sebelum aktivitas penting seperti perubahan data kritikal atau penghapusan akun.
Jika menggunakan penyimpanan sementara yang disediakan oleh Google, pastikan data ekspor diunduh sebelum masa penyimpanan berakhir.
Backup Otomatis melalui Solusi Pihak Ketiga
Jika bisnis membutuhkan backup yang terjadwal secara rutin, mungkin bantuan dari pihak ketiga seperti layanan yang ditawarkan oleh Wowrack, bisa jadi pilihan. Wowrack dapat membantu:
- Menentukan akun, aplikasi, dan shared drives yang perlu dilindungi.
- Meninjau izin akses yang dibutuhkan.
- Menghubungkan layanan backup dengan infrastruktur Google Workspace bisnis.
- Mengatur jadwal backup, masa penyimpanan, dan hak akses pengelola.
- Menjalankan backup dan memastikan keakuratan dan availability-nya.
- Melakukan uji pemulihan rutin untuk menjaga kualitas backup.
Untuk memastikan proses backup berjalan secara sempurna, tunjuk seorang penanggung jawab untuk memantau hasil backup. Selain itu, simpan catatan pengujian sebagai bagian dari evaluasi kesiapan pemulihan ketika terjadi insiden.
Menentukan Jadwal dan Menguji Pemulihan Backup
Untuk menentukan kapan backup harus dilakukan, bisnis harus mengetahui frekuensi terjadinya perubahan data atau batas kehilangan data yang masih bisa diterima ketika terjadi insiden.
Email transaksi yang terus bertambah, sebagai contoh, mungkin akan membutuhkan frekuensi backup yang lebih sering daripada dokumen referensi.
Namun, jadwal saja sebenarnya belum cukup. Kesuksesan backup adalah ketika data yang sudah diduplikasi dapat dipulihkan kembali. Cara yang bisa diambil untuk memastikan hal ini adalah seperti:
- Memantau laporan serta notifikasi kegagalan selama proses backup.
- Lakukan proses pengujian secara acak terhadap data backup yang dimiliki untuk memastikan integritas backup dan menjamin availability data.
- Catat setiap hasil dan waktu pemulihan data untuk mengevaluasi kesiapan tim.
Lakukan pengujian file backup secara berkala dan setelah dilakukan perubahan konfigurasi dalam infrastruktur bisnis.
Hasil pengujian ini kemudian dapat digunakan untuk menyesuaikan jadwal, masa penyimpanan, serta membuat prosedur pemulihan agar sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis.
Cara Memilih Penyedia Layanan Backup
Memilih penyedia backup Google Workspace perlu mempertimbangkan kemampuan layanan saat data benar-benar dibutuhkan kembali. Sebelum berlangganan, gunakan enam kriteria berikut untuk membandingkan pilihan Anda.
- Cakupan data. Pastikan layanan mendukung Gmail, Drive, Shared Drives, serta aplikasi lain yang digunakan perusahaan.
- Jadwal dan retensi. Periksa frekuensi backup, lama penyimpanan, serta ketersediaan salinan dari tanggal tertentu.
- Kemampuan pemulihan. Tanyakan apakah layanan mendukung pemulihan satu email, file, maupun banyak data sekaligus.
- Keamanan. Evaluasi enkripsi, pembatasan akses, lokasi penyimpanan, dan perlindungan cadangan dari penghapusan.
- Monitoring dan dukungan. Pastikan tersedia laporan, notifikasi kegagalan, serta bantuan teknis dengan waktu respons yang jelas.
- Biaya dan akses data. Periksa biaya pengguna, penyimpanan, dan pemulihan, serta cara mengambil cadangan ketika berhenti berlangganan.
Mintalah demonstrasi atau kesempatan untuk menguji pemulihan menggunakan contoh data yang sudah dihasilkan. Melalui hasil demonstrasi ini, Anda dapat menilai apakah layanan cocok dengan kebutuhan operasional bisnis saat ini.
Rekomendasi Solusi dan Konsultasi dengan Wowrack
Untuk kebutuhan pengarsipan yang dilakukan sesekali, bisnis bisa melakukan ekspor mandiri yang fiturnya sudah disediakan oleh Google.
Namun, jika bisnis membutuhkan backup yang terjadwal dan juga membutuhkan bantuan dalam pengelolaannya, layanan backup yang disediakan oleh pihak ketiga seperti Wowrack bisa menjadi solusi Anda. Wowrack menyediakan layanan Cloud & SaaS Backup yang memberikan layanan komprehensif, mulai dari tahap persiapan, proses backup, pemantauan, hingga pemulihan backup.
