Tips Menghemat Biaya Infrastruktur IT Perusahaan

Bisnis yang sedang membangun infrastruktur IT tentu menginginkan biaya infrastruktur yang terjangkau sekaligus mendapatkan spesifikasi yang paling modern. Contohnya perusahaan butuh menghemat biaya infrastruktur untuk pembuatan server on-premise, perangkat jaringan yang harganya tidak murah, dan aplikasi untuk sistem keamanan agar terhindar dari serangan siber.

Untuk itu, melalui artikel ini, Anda sebagai pemegang keputusan akan mengetahui tips menghemat biaya infrastruktur IT perusahaan secara terukur, realistis, dan dapat diterapkan pada skala bisnis apapun.

Kenapa Harus Menghemat Biaya Infrastruktur?

Menghemat biaya infrastruktur tidak harus mengurangi kualitas dari infrastruktur bisnis. Malah dengan berpikir penghematan, Anda bisa lebih bijak dalam memilih mana saja perangkat yang berkualitas, tetapi memiliki kualitas terbaik. 

Infrastruktur menjadi mahal salah satu penyebabnya karena pemakaian resource yang tidak terkontrol dengan baik, bisa juga karena masih menggunakan sistem lama. Jika dibiarkan terus maka akan menyebabkan biaya IT membengkak tanpa Anda sadari.

Untuk itu sebagai pemegang keputusan, Anda harus mengerti apa saja yang perlu diperbaiki sekaligus mengelola infrastruktur lama agar lebih efisien.

Evaluasi Infrastruktur IT yang Digunakan

Langkah pertama adalah melakukan audit apakah infrastruktur saat ini sudah efisien atau masih ada potensi pemborosan, Anda harus melakukan evaluasi secara terukur. Berikut adalah beberapa infrastruktur yang bisa Anda evaluasi. 

Audit Kapasitas Server
Anda bisa menilai apakah server sudah efisien atau belum, apakah ada kapasitas server terlalu besar dibanding resource yang dipakai, sehingga banyak resource yang tidak terpakai. Untuk itu, Anda harus mengetahui berapa kapasitas yang dibutuhkan dan bagaimana kapasitas saat ini.

Audit Aplikasi
Selanjutnya Anda bisa mengidentifikasi bagaimana aplikasi yang berjalan apakah semuanya dipakai, atau ada aplikasi yang berbayar bulanan (subscribe), tetapi tidak pernah digunakan oleh tim, Anda bisa melakukan audit semua aplikasi yang dipakai dan menghentikan subscribe aplikasi yang tidak pernah dipakai.

Audit Kebutuhan Storage
Audit storage saat ini untuk mengukur kapasitas penyimpanan yang benar-benar terpakai, kadang kala penyebab bisnis tidak bisa menghemat biaya infrastruktur adalah alokasi storage yang berlebihan, sehingga pembelian resource menyerap anggaran yang besar tetapi tidak benar-benar dipakai oleh sistem.

Audit Jenis Infrastruktur
Saat ini bisnis Anda masih menggunakan sistem on-site atau sudah menggunakan cloud Anda bisa melakukan audit mana yang paling hemat untuk jangka panjang. Saat ini sudah banyak pilihan infrastruktur seperti private cloud, public cloud, hybrid cloud dan multi-tenant cloud.

Hasil akhir dari evaluasi ini adalah membuat strategi apa saja yang bisa diaplikasikan untuk menghemat biaya infrastruktur IT, karena Anda sudah memiliki data yang detail sehingga  perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat.

Cara Menghemat Biaya Infrastruktur

Ada beberapa cara untuk perusahaan bisa menghemat biaya kebutuhan infrastruktur IT, antara lain beralih ke layanan cloud, menggunakan sistem hybrid, optimasi penggunaan storage dengan lebih cerdas, otomatisasi sistem operasional, pilah lisensi software yang tidak terpakai, memaksimalkan sistem backup dan recovery, kurangi waktu downtime, lalu gunakan layanan manage service (MSP) terbaik, pakai standarisasi infrastruktur, gunakan sistem keamanan yang baik hingga pengukuran evaluasi berkelanjutan. 

Beralih ke Cloud

Cara penghematan pertama yaitu beralih ke layanan cloud computing, kenapa cloud computing dapat menghemat pengeluaran IT untuk jangka panjang? Saat cloud infrastruktur tidak hanya menjadi tren, melainkan memang langkah terbaik untuk menekan biaya infrastruktur IT secara berkelanjutan. 

Dengan beralih ke cloud computing, perusahaan tidak lagi membeli perangkat keras yang harus mengeluarkan uang di awal, tetapi membayar skema bulanan yang lebih terjangkau. Kabar baiknya, Anda bisa menghemat puluhan juta rupiah jika mengadopsi infrastruktur cloud yang digunakan untuk jangka panjang.

Berikut ini beberapa keunggulan infrastruktur cloud yang bisa menghemat biaya infrastruktur IT perusahaan Anda

• Skema pembayaran flexible
  Perusahaan membayar sumber daya yang dipesan, sehingga sebagai pengambil keputusan Anda harus menentukan seberapa besar kapasitas yang benar-benar digunakan untuk server, agar tidak membebani anggaran di masa depan. 
• Menaikan Kapasitas Lebih Mudah
  Setiap perusahaan pasti berkembang, untuk itu kapasitas server akan terus berkembang mengikuti kenaikan data yang disimpan dan resource yang dipakai, kabar baiknya jika Anda ingin menaikkan kapasitas, dengan cloud bisa lebih mudah karena terdapat sistem skalabilitas. 
• Tidak Ada biaya maintenance
  Keunggulan dari layanan cloud computing selanjutnya adalah tidak adanya pengeluaran karena maintenance dari hardware maupun update software, karena semua sudah disediakan oleh vendor, tim Anda tidak perlu melakukan maintenance.

Jika Anda migrasi ke cloud infrastruktur, perusahaan Anda bisa lebih menghemat biaya infrastruktur karena beberapa alasan yang sudah disebutkan di atas.

Gunakan Model Hybrid Infrastructure

Jika Anda sudah menggunakan on-site server, untuk menekan biaya lebih besar Anda bisa menggunakan sistem infrastruktur hybrid, yaitu beberapa sistem yang sangat penting dipindahkan ke cloud dan masih menggunakan sistem on-site untuk operasional yang tidak terlalu penting. 

Pengertian dari Hybrid infrastructure adalah perusahaan menggabungkan berjalannya server on-premise dan cloud. Dalam pengaplikasianya, sistem server yang berlatensi rendah tetap berjalan di on-site, sementara beban kerja berat dialihkan ke layanan cloud. Dampaknya Anda bisa menghemat biaya infrastruktur lebih besar sekaligus mendapatkan tingkat downtime yang sangat rendah.

Kelola Storage yang Lebih Cerdas

Biaya infrastruktur akan semakin besar jika penyimpanan data tidak pernah dibersihkan sama sekali. Untuk itu sebaiknya Anda menggunakan penerapan data lifecycle management, yaitu data aktif disimpan di storage seperti SSD NVme agar cepat diakses sedangkan data arsip dipindahkan ke storage dengan berbiaya rendah seperti HDD. Selain itu, pastikan tidak ada redudansi data dan lakukan compression untuk mengurangi ukuran file.

Automasi Operasional IT

Bisnis yang bisa melakukan otomasi akan bisa menghemat miliaran rupiah, cara penerapan automasi adalah pilih aktivitas yang bisa di otomasi dengan detail, seperti provisioning server, proses backup data, patching sistem, sampai proses monitoring performa infrastruktur semua ini bisa di otomatisasi dengan software. 

Jika tidak melakukan otomasi, waktu tim IT akan sia-sia, mereka melakukan pekerjaan yang sebetulnya bisa dilakukan oleh sistem. Sehingga dengan otomatisasi bisa menghemat biaya infrastruktur karena tidak perlu merekrut tim IT terlalu banyak.

Penerapan automasi bisa menghemat biaya infrastruktur jika dilakukan dengan benar, berikut hal-hal yang bisa mengurangi beban biaya IT

• Pengurangan beban kerja tim IT

Tim dapat mengerjakan yang memang tidak bisa dikerjakan oleh mesin, sehingga fokus tim hanya pada hal-hal yang meningkatkan produktivitas seperti pengembangan sistem dan inovasi, bukan sekadar pekerjaan yang bisa dikerjakan secara berulang.

• Mengurangi human error

Selama proses otomatisasi berjalan konsisten sesuai aturan yang telah ditetapkan dan dipantau dengan baik, maka dapat mengurangi kerugian akibat human error, salah satu contohnya adalah kehilangan data akibat lupa tidak melakukan backup sistem.

• Biaya operasional lebih terkendali

Penghematan biaya dan penghematan waktu akan langsung terasa tanpa harus menunggu lama, selain itu dengan sistem yang berjalan otomatis tentu akan mengurangi biaya operasional yang sebelumnya harus membayar tenaga khusus kini bisa digantikan dengan software.

Optimasi Lisensi Software

Banyak perusahaan menghabiskan uang untuk membayar lisensi software yang tidak pernah dipakai. Untuk itu, seperti hal yang sudah dibahas pertama tadi, kami menyarankan Anda untuk melakukan evaluasi lisensi secara berkala, bisa per kuartal, per semester ataupun per tahun, jika ditemukan lisensi software yang tidak efisien, Anda bisa memutuskan untuk berhenti berlangganan.

Contoh nyata di lapangan adalah penggunaan VMware yang harga lisensinya naik secara signifikan, sehingga banyak perusahaan yang memutuskan untuk migrasi sistem virtualisasinya (VM) nya ke alternatif VMware yang open source. 

Atur Sistem Backup dan Recovery

Sekilas, backup dan recovery seperti menambah biaya infrastruktur IT Anda, padahal dalam kejadian di lapangan, tanpa adanya sistem backup, risiko kerugian bisa jauh lebih besar. Layanan online backup terpusat bisa mencegah kehilangan data akibat kesalahan user maupun karena serangan siber seperti ransomware.

Dengan sistem backup yang tepat, perusahaan menghemat biaya jangka panjang dan menjaga kelangsungan bisnis.

Gunakan Managed Service

Untuk mengelola infrastruktur IT dengan tim internal tentu membutuhkan banyak tenaga dan pastinya akan menambah biaya operasional. Solusinya adalah dengan bekerjasama dengan layanan managed IT service yang sudah bersertifikasi ISO 27001 Anda bisa dengan tenang mendelegasikan pengelolaan infrastruktur karena data perusahaan Anda akan terjamin keamanannya.

Keuntungan bekerjasama dengan managed service pihak ketiga

1. Anda bisa mendapatkan tenaga ahli yang tidak mudah dicari kemampuannya, sekalipun ada tentu akan meminta gaji yang tinggi. Penyedia managed service sudah memiliki banyak engineer berpengalaman dari berbagai bidang seperti pengelolaan server, keamanan siber, tim support, dan tim ahli backup dan restore.
2. Bisa menghemat biaya pelatihan tim internal, karena pelatihan rutin dibutuhkan untuk karyawan agar tidak tertinggal kemampuannya. Dengan bekerja sama dengan  managed service bisa menghemat kebutuhan pelatihan. 

Standarisasi Infrastruktur

Selanjutnya Anda bisa membuat standarisasi perangkat di lingkungan IT agar tidak terlalu beragam sehingga dampaknya sulit dikelola dan mahal. Dengan standarisasi perangkat, Anda dapat menekan biaya maintenance, mempercepat troubleshooting, dan dalam jangka panjang tim akan lebih mudah dalam pengelolaan.

Perencanaan Kapasitas

Over provisioning adalah kesalahan yang sering terjadi ketika membangun Infrastruktur IT, kesalahan berawal dari kapasitas server dibuat terlalu besar untuk kebutuhan yang belum tentu tercapai. Di lapangan kami sering menemukan banyak perusahaan yang salah membuat provisioning sehingga biaya meningkat drastis. Solusinya adalah membuat capacity planning berbasis data, bukan perkiraan, sehingga PR Anda adalah membuat  perencanaan yang akurat terkait sumber daya yang benar-benar digunakan.

Keamanan Siber

Serangan siber banyak disepelekan oleh pemilik bisnis, karena mungkin dianggap masalah kecil, padahal kenyataanya bisa berdampak sangat besar pada operasional bisnis. Keamanan siber bisa mencegah kebocoran data akibat ransomware yang mengakibatkan data di-lock oleh hacker sehingga menyebabkan downtime panjang karena file tidak bisa diakses, kabar buruknya adalah pengeluaran untuk pemulihan yang membutuhkan biaya yang tidak murah, dengan berinvestasi pada layanan keamanan siber malah bisa mengurangi potensi kerugian yang lebih besar.

Pengukuran dan Evaluasi Berkelanjutan

Menghemat biaya infrastruktur IT bukan proyek jangka pendek, kenyataannya pada proses di lapangan kami menemukan bahwa untuk bisa menghemat biaya pada infrastruktur dibutuhkan evaluasi secara berkala, harus dilakukan dengan pengukuran transparan apa saja potensi pemborosan dan harus segera diidentifikasi.

Layanan Pengendali dan Penghemat Biaya IT

Wowrack menyediakan layanan pengendali dan penghemat biaya infrastruktur IT dengan sertifikasi ISO 27001 untuk membantu perusahaan di Indonesia dalam menghadapi pengelolaan infrastruktur IT. 

Jika Anda tidak memiliki strategi, biaya infrastruktur bisa membengkak untuk itu,

Wowrack dapat membantu perusahaan Anda mengendalikan serta menekan biaya IT secara efektif tanpa mengorbankan performa, keamanan, maupun kualitas layanan. 

Berikut ini adalah layanan terkait pengendalian infrastruktur untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda

• Optimasi Infrastruktur

Kami dapat membantu bisnis dalam mengevaluasi kinerja server, apakah storage bisa di optimalkan, serta manajemen resource agar tidak ada kapasitas yang mubazir.

1. Managed IT Services

Untuk menghemat anggaran yang seharusnya keluar untuk rekrutmen tenaga ahli on-site, Anda bisa menggunakan layanan manage service kami untuk mengelola server, optimasi jaringan, dan manajemen sistem, dengan teknisi profesional dengan berdasarkan ISO 27001, kami mengetahui cara terbaik untuk optimasi infrastruktur IT. 

1. Cloud Migration

Beralih dari server on-site dengan migrasi ke cloud dapat membantu mengubah biaya yang seharusnya dikeluarkan di awal seperti investasi hardware menjadi biaya operasional yang lebih mudah dikendalikan dengan pembayaran dari resource yang dipakai. 

• Automasi Operasional

Proses berulang yang dilakukan oleh tim IT Anda seperti backup, patching, dan monitoring bisa kami buat menjadi otomatis dengan sistem yang sudah teruji dari kami, sehingga Anda bisa mengurangi ketergantungan tenaga kerja yang melakukan sesuatunya secara manual.

1. Backup & Recovery Terintegrasi

Kami juga menyediakan layanan backup otomatis dengan keamanan siber tingkat tinggi dengan menggunakan Acronis backup dan recovery, kami adalah perusahaan yang dipercaya Acronis untuk menjalankan produknya di Indonesia, sehingga tidak hanya membantu melakukan backup dan restore saja, tetapi juga dapat melindungi data penting tanpa mengeluarkan biaya tambahan.

Kesimpulan

Agar bisa menghemat biaya infrastruktur IT, tips yang harus dilakukan adalah bukan fokus pada pemangkasan kualitas, melainkan fokus pada mengelola sumber daya secara cerdas. 

Dalam prosesnya Anda bisa melakukan evaluasi secara menyeluruh, menggunakan layanan cloud, merubah proses manual menjadi otomatis, serta pengelolaan sumberdaya yang terstruktur.