Cloud ERP untuk bisnis sekarang makin sering dicari oleh perusahaan yang merasa sistem lama sudah tidak bisa mengikuti kecepatan operasional saat ini. Biaya pemeliharaan yang tinggi dan keterbatasan akses data secara real-time membuat banyak perusahaan mulai mencari solusi yang lebih mudah menyesuaikan diri.
Menurut Gartner, lebih dari 80% komponen ERP yang terpantau digunakan di pasar saat ini berasal dari solusi yang berbasis cloud. Sisanya masih menggunakan sistem on-premises. Angka ini menunjukkan bahwa transisi ke cloud sudah menjadi arah utama dalam industri ERP saat ini.
Di artikel ini, kita akan membahas manfaat, fitur utama, dan tahapan implementasi secara singkat.
Apa Itu Cloud ERP?
Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang berjalan di lingkungan cloud. Pada model layanan ini, penyedia layanan akan bertanggung jawab atas infrastruktur, pembaruan, dan keamanan sistem.
Hal ini sangat berbeda dari ERP berbasis server perusahaan atau on-premises. Pada sistem itu, perusahaan harus membeli dan merawat sendiri semua kebutuhan ERP.
Dengan cloud ERP, perusahaan hanya perlu membayar sesuai skema langganan yang dipilih. Perusahaan akan mendapatkan fungsi yang diinginkan.
| Perbandingan Cloud ERP vs ERP On-Premises | ||
| Aspek | Cloud ERP | ERP On-Premises |
| Investasi Awal | Rendah, berbasis langganan | Tinggi, beli server dan lisensi di awal |
| Skalabilitas | Cepat, tinggal ubah/tambah paket layanan | Butuh penambahan hardware fisik |
| Waktu Implementasi | Relatif singkat | Lebih lama, dibutuhkan setup infrastruktur |
| Kebutuhan Tim IT Internal | Lebih sedikit, sebagian dikelola penyedia layanan | Lebih besar, membutuhkan maintenance harian |
| Kontrol Data | Bergantung kepada kebijakan vendor | Sepenuhnya di tangan perusahaan |
Manfaat Cloud ERP untuk Bisnis
Cloud ERP punya beberapa keuntungan jika dibandingkan dengan sistem ERP biasa. Keuntungan utamanya ada pada biaya, fleksibilitas, dan keamanan.
Efisiensi Biaya
Dengan sistem cloud ini, perusahaan hanya perlu membayar menurut skema berlangganan yang dipilih sesuai kebutuhan bisnis. Cara ini menggantikan investasi besar yang biasanya harus dikeluarkan perusahaan untuk membeli server dan lisensi di awal.
Skalabilitas dan Fleksibilitas
Cloud ERP memungkinkan bisnis untuk menambah modul atau kapasitas komputasi tanpa harus mengubah hardware yang digunakan.
Fleksibilitas seperti ini sangat penting untuk bisnis yang tumbuh dengan cepat atau sering menghadapi lonjakan penggunaan pada musim tertentu.
Sebagai contoh, bisnis distribusi consumer goods yang mengalami lonjakan pesanan menjelang musim liburan bisa menambah kapasitas cloud ERP dalam hitungan hari. Mereka tidak perlu menunggu proses pengadaan hardware baru. Setelah lonjakan berlalu, kapasitas compute bisa diturunkan kembali sesuai dengan kebutuhan operasional normal.
Akses Real-Time dan Kolaborasi Tim
Dengan cloud ERP yang terhubung ke internet, bisnis bisa langsung mengakses data operasional dan keuangan dari mana saja asalkan ada koneksi internet. Ini membantu tim di berbagai cabang atau lokasi bekerja sama secara langsung.
Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi
Penyedia layanan akan menyediakan sistem keamanan seperti enkripsi, pencadangan, dan sertifikasi keamanan. Hal-hal ini sulit didapatkan perusahaan sendiri. Dengan memakai layanan dari penyedia cloud ERP, perusahaan bisa memenuhi kebutuhan regulasi tanpa harus mengusahakannya sendiri.
Fitur Utama yang Perlu Dimiliki Cloud ERP
Saat memilih layanan cloud ERP, ada beberapa fitur utama yang perlu dipastikan ada. Hal ini penting agar investasi yang dikeluarkan perusahaan benar-benar bisa membantu jalannya bisnis.
Manajemen Keuangan
Modul ini menggabungkan pencatatan kas, piutang, utang, dan pelaporan keuangan dalam satu sistem yang lengkap. Dengan sistem ini, bisnis bisa melakukan proses rekonsiliasi lebih cepat. Mereka tidak perlu memindahkan data secara manual dari aplikasi.
Manajemen Rantai Pasok
Fitur ini membantu perusahaan memantau alur barang, mulai dari pembelian bahan baku sampai distribusi ke pelanggan. Fitur ini memberi gambaran penuh tentang rantai pasok perusahaan. Dengan begitu, peluang terjadinya kelebihan atau kekurangan stok bisa berkurang.
Business Intelligence dan Analitik
Menggunakan cloud ERP yang memiliki dashboard analitik membantu perusahaan mengubah data transaksi menjadi laporan dan insight yang mudah dibaca. Dengan kemampuan ini, perusahaan bisa membuat keputusan dengan lebih cepat dan aktif.
Kemampuan Integrasi API
Layanan cloud ERP yang bagus bisa terhubung dengan aplikasi lain, seperti e-commerce, CRM, atau sistem pembayaran, lewat integrasi API. API sangat penting di era yang serba digital sekarang ini sebagai penghubung antar sistem.
Langkah-Langkah Implementasi Cloud ERP
Saat mengimplementasi Cloud ERP, Anda perlu melakukan langkah-langkah yang teratur. Hal ini membantu transisi bisa berjalan lancar. Berikut ini adalah langkah-langkahnya
Assessment Kebutuhan Bisnis
Tahap ini dimulai dengan memetakan proses yang berjalan di perusahaan. Setelah itu, tim internal menentukan masalah yang ingin diselesaikan. Tim juga perlu memilih modul yang paling dibutuhkan sebelum masuk ke tahap berikutnya.
Pemilihan Vendor dan Platform
Perusahaan harus membandingkan penyedia layanan cloud ERP berdasarkan fitur, skalabilitas, dukungan teknis, dan rekam jejak keamanannya. Perusahaan juga bisa melakukan uji coba atau demo produk. Cara ini membantu memastikan platform yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
Migrasi Data dan Pelatihan Tim
Data dari sistem lama harus dibersihkan dan diperiksa sebelum dipindahkan ke platform baru. Perusahaan juga perlu melatih tim yang akan memakai cloud ERP agar perpindahan operasional berjalan lancar.
Go-Live dan Evaluasi Berkelanjutan
Setelah sistem di-deploy dan berjalan, perusahaan tetap harus ikut terlibat. Perlu ada evaluasi secara rutin untuk memantau kinerja dan mengumpulkan masukan dari pengguna. Evaluasi juga dipakai untuk memastikan Cloud ERP tetap sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah.
Apakah Bisnis Anda Cocok Menggunakan Cloud ERP?
Sebelum Anda memutuskan untuk melakukan migrasi, sangat penting memastikan apakah perusahaan Anda cocok dengan model cloud ERP.
Layanan ini cocok untuk perusahaan yang sedang berkembang, punya banyak cabang, atau tim yang bekerja dari lokasi berbeda dan butuh akses data secara real-time.
Cloud ERP juga menguntungkan bagi perusahaan yang hanya punya sedikit tim IT internal. Sebab, sebagian besar pemeliharaan sistem ditangani oleh penyedia layanan.
Di sisi lain, perusahaan dengan kebutuhan kustomisasi yang sangat spesifik atau yang memiliki regulasi industri yang ketat terkait penyimpanan data perlu mengevaluasi lebih dulu apakah kebijakan penyedia layanan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku.
Kesimpulan
Cloud ERP untuk perusahaan memberi banyak keuntungan. Bisnis bisa memangkas biaya, bekerja lebih fleksibel, dan seluruh tim bisa mengakses data langsung. Fitur seperti manajemen keuangan yang terintegrasi, business intelligence, dan integrasi API membuat operasional jadi lebih rapi dan mudah dipantau.
Meskipun begitu, keberhasilan implementasi tetap bergantung pada penilaian kebutuhan perusahaan yang dilakukan dengan matang serta pemilihan vendor yang tepat. Dengan melakukan persiapan yang matang, migrasi dari ERP konvensional ke model cloud dapat berjalan dengan lancar tanpa mengganggu operasional harian perusahaan.
